Marktüberblick · Stand Oktober 2026
Rechnungsprogramme im Vergleich: sevDesk, Lexware Office, easybill & Co. — und wo Backbone hineinpasst
Wer 2026 ein Rechnungsprogramm sucht, landet fast immer bei denselben großen Namen: sevDesk, Lexware Office, easybill, FastBill — oder gleich einer ERP-Suite wie Odoo. Alle sind etabliert, und bei allen bedeutet „KI" bisher vor allem Belegerkennung.
Dieser Vergleich konzentriert sich auf genau diese Tools und zwei Fragen, die im Alltag den Unterschied machen: Wie schnell wird aus deiner Arbeit eine bezahlte Rechnung — und was nimmt dir die KI wirklich ab? Dazu ehrlich eingeordnet, wann ein anderes Tool die bessere Wahl ist. Verglichen wird mit Backbone (früher Billy), dem Backoffice für Selbstständige in Österreich und Deutschland.
Der Funktionsvergleich: KI, Mahnwesen & E-Rechnung im Fokus
| Backbone | sevDesk | Lexware Office | easybill | FastBill | Odoo | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Am besten für | Zeit, Rechnungen, Mahnwesen & Belege mit KI (DE/AT) | Buchhaltung & Rechnungen in einem Tool | Komplette Buchhaltung mit ELSTER (nur DE) | E-Commerce & Marktplätze (Amazon, eBay, Shopify) | UStVA aus dem Tool & tiefes Vorlagen-Design | Wachsende Firmen mit ERP-Bedarf |
| Dokumente-Limit | Monatskontingent je Tarif; Zahlen noch nicht veröffentlicht | Free: 3 Rechnungen/Monat; bezahlt unbegrenzt | Kein Limit angegeben (Fair-Use laut AGB) | Free: 50/Monat; Starter: 250/Monat | Kein Rechnungslimit angegeben | Kein Limit — auch in „One App Free“ |
| Preis | ab 19 € / Monat inkl. USt | ab 12,90 € / Monat | ab 12,90 € / Monat (Tarif M) | Free; ab 9 € / Monat | ab 9 € / Monat (Solo) | „One App Free“; Standard 19,90 € pro Nutzer/Monat |
| Rechnung per KI-Prompt | JaAssistent Billy, fragt vor dem Senden | Nein | Nein | Nein | Nein | Nein |
| Alle Funktionen per KI-Assistent | Jafast alles; auch aus Claude/ChatGPT (MCP) | Neinnur Vorschläge (Belege, Buchungen) | NeinVorschläge, die du annehmen musst | NeinKI schreibt Texte, du entscheidest | NeinOCR; Belege werden manuell geprüft | NeinKI punktuell (Belege) |
| Professionelle Vorlagen | Teilweise2 Vorlagen (Basic, Minimal), Logo + Akzentfarbe | Ja11 Layouts, 6 davon Premium | Teilweise5 Basislayouts | Teilweise2 Basis-Layouts zum Klonen | TeilweiseEditor mit eigenen Schriften; Solo: 1 Vorlage | Teilweisekonfigurierbare Layouts |
| Live-Vorschau | Jadu schreibst direkt auf der Seite | – | NeinVorschau als eigener Schritt | NeinVorschau auf Klick | Ja | – |
| Wiederkehrende Rechnungen | Jain jedem Plan | Ja | JaSerienrechnungen | Teilweiseerst ab Professional (25 €) | Teilweiseerst ab Pro (27 €) | Ja |
| Automatischer E-Mail-Versand | JaRechnung per E-Mail; Mahnungen nach Zeitplan ab Studio | TeilweiseSerienrechnungen optional automatisch; Mahnungen manuell | TeilweiseSerienrechnungen optional automatisch; keine automatischen Mahnungen | TeilweiseSerien ab Professional, Mahnungen nur Premium | TeilweiseMahnungen als kostenpflichtiges Add-on | TeilweiseMahn-Follow-ups automatisch, wenn konfiguriert |
| Buchhaltung | Neinkeine EÜR/UStVA; Export für die Steuerberatung | Jaim Buchhaltungs-Tarif | Jaab Tarif L | Nein | TeilweiseUStVA ja, EÜR nein | JaAccounting-Modul |
| E-Rechnung | TeilweiseZUGFeRD; XRechnung demnächst | Jaschon im Gratis-Tarif | TeilweiseVersand ab Tarif M | Jaschon im Gratis-Tarif | Jain allen Tarifen | Ja |
Wettbewerber: Netto-Preise bei jährlicher Zahlung laut Preisseiten der Anbieter, geprüft am 31. Juli 2026; Odoo-Preise variieren je Land. Backbone: Preise inkl. USt laut back-bone.io, Stand 9. Oktober 2026; die genauen Kontingente je Tarif sind noch nicht veröffentlicht. Alle Angaben ohne Gewähr — maßgeblich sind die Angaben der jeweiligen Anbieter. Zur E-Rechnung: Kleinunternehmer nach §19 UStG sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit — Details in den FAQ unten.
Rechnungsprogramm oder Buchhaltungssoftware? Der ehrliche Unterschied
sevDesk und Lexware Office sind im Kern Buchhaltungs-Tools: Sie erstellen die EÜR, übermitteln die Umsatzsteuervoranmeldung per ELSTER ans Finanzamt, gleichen Bankkonten ab und exportieren an DATEV. Odoo geht noch weiter und bringt eine ganze ERP-Suite mit. Das ist viel — und für alle richtig, die ihre Buchhaltung komplett selbst machen wollen.
Backbone bucht bewusst nicht. Es ist ein Backoffice für alles, was vor der Buchhaltung passiert: Zeiterfassung, rechtskonforme Rechnungen und Angebote (§14 UStG / §11 öUStG, §19 Kleinunternehmer, §13b Reverse Charge) mit ZUGFeRD und QR-Code zum Bezahlen, Storno per Gutschrift, wiederkehrende Rechnungen, Mahnwesen mit gesetzlichen Zinsen, Belege mit KI-Zuordnung und Kontoauszüge — plus ein KI-Assistent, der vieles davon auf Zuruf erledigt. Am Monatsende bekommt deine Steuerberatung ein ZIP oder einen kostenlosen eigenen Login. Wer die Buchhaltung dort hat, braucht den Rest oft gar nicht.
Wo Backbone klar vorn liegt
Der wichtigste Unterschied steht in den KI-Zeilen der Tabelle: Bei allen verglichenen Anbietern bedeutet „KI" Stand Juli 2026 Belegerkennung, Buchungsvorschläge oder einen Support-Chatbot. Keines der Tools hat einen Assistenten, der die eigentliche Arbeit übernimmt.
- Echter KI-Assistent: „Schreib Anna eine Rechnung über 1.200 € für den März-Workshop" — der Assistent entwirft die Rechnung, du bestätigst, dann geht sie raus. Das geht in Backbone selbst oder direkt aus Claude, ChatGPT, Gemini und Grok.
- Mahnwesen mit Recht im Gepäck: Erinnerung, 1. und 2. Mahnung mit gesetzlichen Verzugszinsen und 40 € Pauschale, wo erlaubt — ab Studio automatisch nach deinem Zeitplan. Bei easybill gibt es automatisches Mahnen erst im Premium-Tarif, bei FastBill als kostenpflichtiges Add-on, bei sevDesk und Lexware Office als Klick pro Rechnung.
- Österreich als Heimatmarkt: §11 öUStG, Kleinunternehmerregelung und Reverse Charge sind eingebaut — Lexware Office, easybill und FastBill unterstützen Österreich gar nicht.
- Alles vor der Buchhaltung an einem Ort: Zeiterfassung, Belege mit KI-Zuordnung, Kontoauszüge und ein ZIP für die Steuerberatung sind in jedem Plan.
- Rechnungen auf Deutsch oder Englisch, in EUR, USD, GBP oder CHF, mit QR-Code zum Bezahlen und ZUGFeRD für Firmenkunden.
- Kontrolle: Alles, was deinen Workspace verlässt, wartet auf dein OK.
PreiseRechnungenMahnwesenBelegeExport für die SteuerberatungKI-Connector
Die direkten Vergleiche
Du schwankst zwischen Backbone und einem bestimmten Tool? Für jeden großen Anbieter gibt es einen eigenen, ausführlichen Vergleich:
Wann ein anderes Tool die bessere Wahl ist
Ein fairer Vergleich nennt auch die Gegenrichtung. Du solltest zu einem anderen Tool greifen, wenn einer dieser Punkte auf dich zutrifft:
- Du willst EÜR und Umsatzsteuervoranmeldung selbst im Tool erledigen: sevDesk und Lexware Office (Tarif L) übermitteln direkt per ELSTER, FastBill hat die UStVA sogar in jedem Tarif. Backbone bietet keine Buchhaltungs- oder Steuerfunktionen und keinen DATEV-Export.
- Du verkaufst über Amazon, eBay oder Shopify: easybill ist auf Marktplatz-Abrechnung, OSS und Versandanbindung spezialisiert.
- Du brauchst ERP-Funktionen wie Lager, Fertigung oder CRM: Odoo deckt als modulare Suite weit mehr ab als jedes Rechnungsprogramm.
- Du musst heute XRechnung ausstellen (z. B. für Behörden): Die verglichenen Tools erstellen sie, teils schon im Gratis-Tarif. Backbone erzeugt ZUGFeRD-E-Rechnungen, XRechnung kommt demnächst — als Kleinunternehmer bist du von der E-Rechnungs-Ausstellungspflicht allerdings dauerhaft befreit (siehe unten).
- Du willst eine automatische Bankanbindung oder eine native App: Backbone nimmt Kontoauszüge heute per Upload (PDF, CSV), die direkte Bankanbindung kommt demnächst, und es läuft als Web-App. sevDesk und Lexware Office haben Banking-Sync und Apps für iOS und Android.
E-Rechnungspflicht: Was Stand Oktober 2026 wirklich gilt
Für viele Freelancer und Kleinunternehmer in Österreich und Deutschland besteht damit Stand heute keine Pflicht, E-Rechnungen auszustellen. Wichtig bleibt, eingehende E-Rechnungen empfangen und öffnen zu können. Wer seinen Firmenkunden trotzdem schon strukturierte Rechnungen schicken will: Backbone erzeugt ZUGFeRD, XRechnung kommt demnächst.
Die Tools im Kurzporträt
sevDesk
Der Platzhirsch für Selbstständige, die Rechnungen und Buchhaltung in einem wollen: EÜR, UStVA per ELSTER, Banking, DATEV, dazu eine eigene Österreich-Version (sevdesk.at). E-Rechnungen (XRechnung/ZUGFeRD) gibt es schon im Gratis-Tarif mit 3 Rechnungen pro Monat. „KI" bedeutet hier Belegerfassung und den Support-Chatbot Sevi; Mahnungen erstellst du pro Rechnung per Klick.
Lexware Office (ehemals lexoffice)
Der Haufe-Lexware-Klassiker mit über 230.000 Kunden, sehr eingängiger Oberfläche und Lohnabrechnungs-Add-on. Rechnungen gibt es ab Tarif M (12,90 € netto), Buchhaltung/EÜR/ELSTER ab Tarif L. Wichtig für Österreicher: Laut eigenem Hilfe-Center ist Lexware Office ausschließlich für Deutschland geeignet.
easybill
Stark für E-Commerce: Amazon-, eBay- und Shopify-Anbindung, OSS und Versandlabels, dazu ein dauerhaft kostenloser Tarif mit 50 Belegen pro Monat inklusive E-Rechnung. Wiederkehrende Rechnungen gibt es erst ab dem Professional-Tarif, das automatische Mahnwesen nur im Premium-Tarif; Archivierung kostet extra.
FastBill
Seit dem Rückkauf durch die Gründer 2024 wieder in deutscher Hand. Besonderheit: Die Umsatzsteuervoranmeldung geht in jedem Tarif direkt per ELSTER raus. Wiederkehrende Rechnungen erst ab Pro, das vollautomatische Mahnwesen ist ein kostenpflichtiges Add-on, eine amtliche EÜR fehlt.
Odoo
Die modulare Open-Source-ERP-Suite: Rechnungen, Buchhaltung, CRM, Lager, Fertigung und Dutzende weitere Apps. Eine einzelne App ist kostenlos („One App Free"), danach zahlt man pro Nutzer und Monat — plus häufig Einrichtungs- oder Partneraufwand. Für reine Rechnungssteller meist überdimensioniert; der ausführliche Vergleich steht oben verlinkt.