Ratgeber · Mahnwesen
Mahnung schreiben: Verzug, Fristen und Zinsen
Wenn ein Kunde nicht zahlt, erinnerst du ihn mit einer Zahlungserinnerung oder Mahnung an die offene Rechnung. Rechtlich entscheidend ist der Verzug: Spätestens mit einer Mahnung nach Fälligkeit — oder automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Rechnungszugang — gerät der Kunde in Verzug und schuldet Verzugszinsen. Dieser Ratgeber erklärt den Ablauf, die Inhalte einer guten Mahnung und die rechtlichen Grundlagen.
Der typische Mahnungsablauf
In der Praxis hat sich ein mehrstufiger Ablauf eingebürgert. Er ist nicht gesetzlich vorgeschrieben — eine einzige Mahnung genügt, um Verzug zu begründen —, aber er wirkt kundenfreundlich und dokumentiert deine Bemühungen:
- Zahlungserinnerung: ein freundlicher Hinweis, dass die Rechnung offen ist, meist mit einer neuen kurzen Frist. Rechtlich oft schon eine erste Mahnung.
- Erste/zweite Mahnung: bestimmtere Aufforderung zur Zahlung, mit klarer Zahlungsfrist und Verweis auf die offene Rechnung (Nummer, Datum, Betrag).
- Letzte Mahnung: deutliche Zahlungsaufforderung mit letzter Frist; Ankündigung weiterer Schritte (z. B. Mahnverfahren oder Inkasso) bei Nichtzahlung.
Was in eine Mahnung gehört
- Bezug zur Rechnung: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und offener Betrag
- Das ursprüngliche Fälligkeits- bzw. Zahlungsdatum
- Eine klare, neue Zahlungsfrist
- Gegebenenfalls Verzugszinsen und Mahnkosten, sofern Verzug eingetreten ist
- Deine Bankverbindung für die Zahlung
Verzug und Verzugszinsen
Wann Verzug eintritt und welche Zinsen du verlangen darfst, richtet sich nach dem jeweiligen Landesrecht — wähle dein Land:
In Deutschland tritt Verzug spätestens mit einer Mahnung nach Fälligkeit ein (§286 BGB). Ohne Mahnung gerät der Schuldner automatisch 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug — bei Verbrauchern nur, wenn sie auf der Rechnung darauf hingewiesen wurden. Ab Verzug stehen dir Verzugszinsen nach §288 BGB zu: Basiszinssatz plus 9 Prozentpunkte bei Geschäften zwischen Unternehmern, plus 5 Prozentpunkte bei Verbrauchern. Bei B2B kommt zusätzlich eine Verzugskostenpauschale von 40 € hinzu (§288 Abs. 5 BGB).
In Österreich richtet sich der Verzug nach dem ABGB (§1333): Verzug tritt in der Regel mit Fälligkeit ein, eine Mahnung ist dafür nicht zwingend nötig. Für Geschäfte zwischen Unternehmern betragen die gesetzlichen Verzugszinsen 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§456 UGB); gegenüber Verbrauchern gelten 4 % (§1000 ABGB). Bei Unternehmergeschäften kannst du zusätzlich eine Pauschale von 40 € für Betreibungskosten verlangen (§458 UGB).
Hinweis: Dieser Ratgeber bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechtsberatung. Fristen, Zinssätze und Voraussetzungen können sich ändern; maßgeblich sind die aktuell geltenden Gesetze.