Mahnwesen
Mahnung auf Englisch: Muster für Zahlungserinnerung, 2. und letzte Mahnung
Die richtigen Begriffe pro Stufe
| Deutsch | Englisch | Ton |
|---|---|---|
| Zahlungserinnerung | payment reminder | Freundlich, unterstellt ein Versehen |
| 1. Mahnung | first reminder / overdue notice | Sachlich, mit neuer Frist |
| 2. Mahnung | second reminder | Zinsen werden erstmals beziffert |
| Letzte Mahnung | final notice / final demand | Kündigt konkrete Schritte an |
| Verzugszinsen | default interest / late-payment interest | Beides gängig |
Zwei weitere Vokabeln, die häufig gebraucht werden: „outstanding" für offen, „to settle an invoice" für begleichen. Und die 40-Euro-Pauschale heißt im EU-Kontext „late-payment compensation".
Die drei Muster
Platzhalter in eckigen Klammern ersetzen. Die Muster sind bewusst knapp — im englischsprachigen Geschäftsverkehr sind kurze, höfliche Mails wirksamer als lange Schreiben.
Subject: Payment reminder — invoice [number] Dear [name], I hope you are well. This is a friendly reminder that invoice [number] of [invoice date], for [amount], was due on [due date] and is still showing as unpaid on our side. If the payment is already on its way, please disregard this message. Otherwise, I would be grateful if you could arrange the transfer to: Account holder: [name] IBAN: [IBAN] BIC: [BIC] Reference: [invoice number] Please let me know if anything about the invoice is unclear. Kind regards, [your name]
Subject: Second reminder — invoice [number], now overdue Dear [name], Despite our reminder of [date], invoice [number] of [invoice date] for [amount] remains unpaid. The payment is now [x] days overdue. I would ask you to settle the outstanding amount by [new date]. Under our terms and the applicable statutory rules, default interest of [rate] % per annum applies from [date default began]. Account holder: [name] IBAN: [IBAN] BIC: [BIC] Reference: [invoice number] If there is a problem with this invoice, please contact me directly so we can resolve it. Kind regards, [your name]
Subject: Final notice before further action — invoice [number] Dear [name], Invoice [number] of [invoice date] for [amount] is still outstanding despite two reminders, most recently on [date]. Outstanding amount: [amount] Default interest ([x] days): [interest] Late-payment compensation: [fee] Total now due: [total] This is a final notice. Please transfer the total amount by [date]. If we have not received payment by then, we will pass the matter to a collections agency / take legal steps to recover it, and any further costs will be added to your account. Kind regards, [your name]
Für den Zinssatz in Stufe 2: Bei deutschem Recht und reinem B2B-Geschäft sind das aktuell 10,52 % pro Jahr, dazu 40 € Pauschale. Die Herleitung und ein Rechenbeispiel stehen im Beitrag Verzugszinsen berechnen.
Was bei ausländischen Kunden anders ist
Innerhalb der EU greift die Zahlungsverzugsrichtlinie (2011/7/EU). Sie gibt im Geschäftsverkehr einen Mindestrahmen vor: mindestens acht Prozentpunkte über dem Referenzzinssatz und eine Pauschale von mindestens 40 Euro. Die deutschen 9 Prozentpunkte liegen darüber — die Richtlinie ist der Boden, nicht die Decke.
Praktisch wichtiger als der Zinssatz sind drei Punkte: Vereinbart im Angebot oder in den AGB ausdrücklich anwendbares Recht und Gerichtsstand — sonst wird die Durchsetzung teuer. Nennt die Währung in jeder Mahnung, nicht nur in der Rechnung. Und rechnet bei Überweisungen aus Nicht-EU-Ländern ein paar Bankarbeitstage ein, bevor ihr eskaliert: Eine Mahnung, die eine bereits laufende Zahlung überholt, kostet mehr Goodwill als sie einbringt.
Stand: 28. August 2026. Dieser Beitrag ist eine allgemeine Information und ersetzt keine Rechtsberatung — insbesondere bei grenzüberschreitenden Forderungen lohnt eine Prüfung des anwendbaren Rechts.