Was macht KI im Mahnwesen konkret?

Drei Dinge zuverlässig: offene Rechnungen überwachen und den Fälligkeitstermin nicht verpassen, den Text der Zahlungserinnerung oder Mahnung formulieren, und die Stufen nach Zeitplan verschicken. Was sie nicht leistet, ist die rechtliche Bewertung — ob Verzug eingetreten ist, steht in § 286 BGB und ist eine Rechenaufgabe, keine Einschätzung.

Ab wann ist ein Kunde automatisch in Verzug?

Nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit UND Zugang der Rechnung — es braucht beide Ereignisse, nicht nur das Rechnungsdatum. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast. Eine Mahnung nach Fälligkeit löst Verzug übrigens sofort aus (§ 286 Abs. 1) — die 30 Tage sind eine Auffanglinie, keine Wartezeit.

Darf eine KI Mahnungen automatisch verschicken?

Technisch ja, und das ist auch der sinnvollste Teil der Automatisierung. Die Grenze verläuft woanders: Ein automatischer Versand darf keine Rechtsbehauptungen aufstellen, die nicht geprüft sind — etwa Verzugszinsen oder eine 40-€-Pauschale ansetzen, obwohl es sich um einen Verbraucher handelt. Wer automatisiert, sollte die Eskalationsstufen einmal bewusst festlegen und den Rest laufen lassen.

Welche Verzugszinsen darf ich ansetzen?

Bei reinen B2B-Geschäften 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, also aktuell 10,52 %. Ist ein Verbraucher beteiligt, sind es 5 Punkte, also 6,52 %. Die 40 €-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB gibt es nur im B2B-Fall.

Mahnwesen

KI im Mahnwesen: was sie übernimmt — und was eine Regel bleibt

KI kann im Mahnwesen zwei Dinge wirklich gut: Termine überwachen und Texte formulieren. Das Dritte, was die meisten erwarten — die Frage, ob dein Kunde überhaupt in Verzug ist — kann sie nicht besser als eine Tabellenkalkulation. Denn das ist keine Einschätzung, sondern eine Regel aus § 286 BGB.

Was „KI-Mahnwesen" praktisch bedeutet

Hinter dem Begriff steckt selten ein Sprachmodell, das juristisch denkt. Es steckt eine Automatisierung dahinter, die vier Aufgaben übernimmt — und genau diese vier sind es, die Selbstständige sonst vergessen oder aufschieben:

Offene Rechnungen überwachen und den Fälligkeitstag erkennen — nicht das Rechnungsdatum, das ist ein anderer Tag
Die Stufen staffeln: Zahlungserinnerung, erste Mahnung, letzte Mahnung, jeweils mit eigenem Abstand
Den Text formulieren — freundlich beim ersten Mal, deutlich beim dritten, ohne dass du dreimal neu nachdenkst
Verschicken, ohne dass du den Moment aussuchen musst, in dem du dich dazu überwinden kannst

Der vierte Punkt ist der eigentliche. Die meisten unbezahlten Rechnungen bleiben nicht offen, weil jemand nicht zahlen will, sondern weil niemand nachgefasst hat. Automatisierung löst genau dieses Problem — und nur dieses.

Der Teil, der keine KI braucht: Verzug ist eine Regel

Ob ein Kunde in Verzug ist, wird nicht geschätzt. § 286 BGB kennt drei Wege dorthin, und jeder davon ist rechenbar:

Erstens, du mahnst nach Fälligkeit — dann tritt Verzug sofort ein (Abs. 1). Zweitens, ihr habt einen Kalendertermin vereinbart — dann braucht es gar keine Mahnung (Abs. 2 Nr. 1). Drittens, es sind 30 Tage vergangen — und zwar nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung, nicht ab Rechnungsdatum (Abs. 3).

Der dritte Weg hat einen Haken, den Automatisierungen gern übersehen: Gegenüber einem Verbraucher greift er nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast. Fehlt der Hinweis, läuft die 30-Tage-Automatik nicht — dann brauchst du die Mahnung aus Weg eins.

Was du berechnen darfst — und wo Automatik gefährlich wird

Verzugszinsen hängen am Basiszinssatz, und der ändert sich zum 1. Januar und zum 1. Juli. Seit 1. Juli 2026 liegt er bei 1,52 %. Daraus folgt: 10,52 % zwischen Unternehmen (9 Punkte, § 288 Abs. 2 BGB) und 6,52 %, sobald ein Verbraucher beteiligt ist (5 Punkte, Abs. 1).

Genau hier liegt die Stelle, an der blinde Automatik teuer wird. Die Pauschale von 40 € nach § 288 Abs. 5 BGB gibt es nur im B2B-Fall. Ein System, das sie jeder überfälligen Rechnung anhängt, stellt gegenüber Privatkunden eine Forderung auf, die nicht besteht. Das ist kein KI-Problem — das ist ein Konfigurationsproblem, und deshalb gehört die Unterscheidung „Firma oder Privatperson" in die Kundendaten und nicht in den Mahntext.

Die vollständige Rechnung mit Beispiel und Vorlage steht im Beitrag zu Verzugszinsen, die Formulierungen für die einzelnen Stufen im Ratgeber Mahnung schreiben.

Wo die Automatik aufhören sollte

Eine Sache sollte nie automatisch passieren: die letzte Stufe. Zahlungserinnerung und erste Mahnung sind Routine, die dürfen laufen. Ab dem Punkt, an dem du mit Inkasso, Mahnbescheid oder Kündigung der Zusammenarbeit drohst, entscheidest du über eine Geschäftsbeziehung — und diese Entscheidung sollte ein Mensch treffen, der den Kunden kennt. Gute Automatisierung erkennt man nicht daran, wie viel sie übernimmt, sondern daran, wo sie dich fragt.

Stand: 3. September 2026. Geprüft an § 286 und § 288 BGB (§ 286 BGB, gesetze-im-internet.de); Basiszinssatz geprüft am 28. August 2026 bei Deutsche Bundesbank.