Zoho Invoice Alternativen
Die 5 besten Zoho-Invoice-Alternativen 2026
Die kurze Antwort: Zoho Invoice ist kostenlos und bemerkenswert vollständig — wer wechselt, tut es meist wegen dreier Grenzen. Erstens: Abgerechnet wird laut Zoho nur in deiner Basiswährung — für grenzüberschreitende Arbeit ein hartes Limit. Zweitens: Es gelten 500 Rechnungen pro Jahr und 2 Nutzer (Zoho passt die Limits laut eigener Doku jährlich an). Drittens: Rechnungen aus einem Prompt erstellt erst das kostenpflichtige Zoho Books — Zoho Invoice ist der Einstieg in ein Ökosystem aus über 50 Apps. Sitzt du in Deutschland oder Österreich und willst Rechnungen per KI und Fremdwährungen ohne Ökosystem-Umweg, ist Backbone (früher Billy; ab 19 €/Monat inkl. USt) unsere Empfehlung — es ist unser eigenes Produkt, und wir sagen unten transparent, wo es gewinnt und wo nicht. Führst du ein Unternehmen in den USA, passen die US-Tools besser.
Fair bleibt: Die kostenlose Vorlagen-Anpassung von Zoho Invoice ist die tiefste der fünf US-Tools, und wiederkehrende Rechnungen wie automatische Zahlungserinnerungen sind gratis enthalten. Dieser Vergleich deckt alle fünf ernsthaften Alternativen ab, mit geprüften Preisen (Stand Juli 2026) und ehrlichen Schwächen.
Alle Alternativen im Überblick
| Backbone | Wave | Square Invoices | FreshBooks | QuickBooks | |
|---|---|---|---|---|---|
| Am besten für | KI-Rechnungen & Fremdwährungen (DE/AT) | Gratis-Rechnungen plus einfache Buchhaltung | Gratis-Rechnungen mit Kartenzahlung vor Ort | Stundenabrechnung mit Zeiterfassung | Komplette US-Buchhaltung mit Steuern und Payroll |
| Dokumente-Limit | Monatskontingent je Tarif; Zahlen noch nicht veröffentlicht | Unbegrenzt — Versand aber nur mit Pro/Zahlungen | Unbegrenzt (auch gratis) | Rechnungen unbegrenzt; Lite: max. 5 Kunden | Gratis: 2/Monat; Simple Start: unbegrenzt |
| Preis | ab 19 € / Monat inkl. USt | Gratis; Versand nur mit Pro (19 $) | Gratis; Karten 3,3 % + 30 ¢ | Lite 23 $ / Monat (5 Kunden) | Simple Start 38 $ / Monat |
| Rechnung per KI-Prompt | JaAssistent Billy, fragt vor dem Senden | Nein | Nein | Nein | TeilweiseBeta/Connector, 25 Prompts/Monat |
| Alle Funktionen per KI-Assistent | Jafast alles; auch aus Claude/ChatGPT (MCP) | Neinbewirbt keine KI-Funktionen | NeinKI beantwortet nur Fragen, keine Aktionen | Neinbewirbt keine KI-Funktionen | Neinentwirft; versendet nichts von allein |
| Professionelle Vorlagen | Teilweise2 Vorlagen (Basic, Minimal), Logo + Akzentfarbe | Teilweise3 Designs; Schrift ans Design gekoppelt | Teilweise3 Layouts | Teilweise3 Designs, nur 2 Schriftarten | TeilweiseStandard & Modernized |
| Live-Vorschau | Jadu schreibst direkt auf der Seite | – | NeinVorschau auf Klick | JaWYSIWYG — du bearbeitest die Rechnung direkt | NeinVorschau nur über Druck/Download |
| Wiederkehrende Rechnungen | Jain jedem Plan | TeilweiseAuto-Versand nur mit Pro/Zahlungen | Ja | Ja | Jaauch in Simple Start |
| Automatischer E-Mail-Versand | JaRechnung per E-Mail; Mahnungen nach Zeitplan ab Studio | TeilweiseErinnerungen nur mit Pro/Zahlungen | JaSerien werden nach Zeitplan versendet | JaSerien optional automatisch; Erinnerungen alle Tarife | TeilweiseErinnerungen ja; Serienrechnungen landen als Entwurf |
| Buchhaltung | Neinkeine EÜR/UStVA; Export für die Steuerberatung | Jaeinfache Buchhaltung inklusive | Nein | Teilweisedoppelte Buchführung ab Plus | JaKernstärke |
| E-Rechnung | TeilweiseZUGFeRD; XRechnung demnächst | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD |
Preis- und Funktionsangaben der Wettbewerber laut den Anbietern, geprüft am 2. August 2026, Preise netto. Backbone-Angaben laut back-bone.io, Stand 9. Oktober 2026, Preise inkl. USt. Änderungen vorbehalten.
Backbone
Rechnungen, Belege und Mahnwesen mit KI-Assistent (DE/AT)Backbone ist die Alternative für alle in Deutschland oder Österreich, die an Zohos harten Grenzen anstoßen: Rechnungen in EUR, USD, GBP und CHF sind kein Problem — Zoho Invoice rechnet nur in deiner Basiswährung —, und Rechnungen per KI-Assistent gehören in jedem Tarif dazu statt zum bezahlten Zoho Books. Der Assistent entwirft Rechnungen und Angebote aus einem Satz und führt nach deiner Bestätigung aus. Ein monatliches Rechnungskontingent je Tarif gibt es, die Zahlen sind noch nicht veröffentlicht.
Volle Transparenz, da Backbone unser Produkt ist: Backbone ist nicht gratis — ab 19 € im Monat inkl. USt, ohne dauerhaft kostenlosen Tarif. Dafür ist es fokussiert: drei Tarife mit derselben Plattform, kein Upsell-Pfad in eine App-Suite. Buchhaltung, US-Steuerfunktionen und integrierte Zahlungsabwicklung fehlen, und für Unternehmen in den USA ist es nicht gebaut; bezahlt wirst du per Überweisung oder deinem eigenen Zahlungsanbieter.
Stärken
- Rechnungen per KI-Assistent entwerfen — bei Zoho erst im bezahlten Books
- Fremdwährungen inklusive — Zoho Invoice rechnet nur in der Basiswährung
- Kein Upsell-Pfad in eine App-Suite — drei Tarife mit derselben Plattform
- Deutschland und Österreich im selben Konto (Pflichtangaben-Check nach §14 UStG / §11 UStG), Rechnungen auch auf Englisch in USD
- In Minuten eingerichtet, monatlich kündbar; Belege und ZIP fürs Steuerbüro inklusive
Schwächen
- Nicht gratis: ab 19 €/Monat inkl. USt, kein dauerhaft kostenloser Tarif (7 Tage Test mit hinterlegter Karte, heute 0 € fällig)
- Keine Buchhaltung, keine US-Steuerfunktionen, keine integrierte Zahlungsabwicklung
- Vorlagen-Anpassung weniger tief als Zohos kostenloser Editor
- Web-App statt nativer Mobile-App; öffentliche API demnächst; Preise in Euro inkl. USt
Wave
Die Gratis-Buchhaltung (USA/Kanada)Wave ist die Gratis-Alternative, die Zoho um eine einfache Buchhaltung ergänzt: Rechnungen erstellen ist unbegrenzt gratis — ohne Zohos 500er-Jahreslimit —, und Einnahmen wie Ausgaben landen im selben Tool. Bezahlt wird über Zahlungsgebühren (2,9 % + 0,60 $ pro Kartenzahlung, 1 % ACH mit 1 $ Minimum) und den Pro-Tarif (19 $/Monat).
Dafür holt man sich andere Haken ins Haus: Im Gratis-Tarif kannst du Rechnungen nicht aus Wave heraus versenden — dafür braucht es laut Anbieter Pro, aktivierte Online-Zahlungen oder Payroll —, es gibt Wave nur in den USA und Kanada, und ausschließlich auf Englisch, laut Anbieter dauerhaft.
Stärken
- Rechnungen erstellen unbegrenzt gratis — kein Jahreslimit wie bei Zoho
- Einfache Gratis-Buchhaltung inklusive
- Eigenes Logo und eigene Farbe auf Rechnungen
- Bankzahlungen (ACH) mit nur 1 % Gebühr
Schwächen
- Gratis-Tarif kann Rechnungen nicht aus dem Tool versenden — nur mit Pro (19 $), Online-Zahlungen oder Payroll
- Nur USA und Kanada; Support anderswo eingestellt
- Nur auf Englisch — laut Anbieter dauerhaft
- Kartengebühren 2,9 % + 0,60 $; Pro erlässt nur die 0,60 $ der ersten 10 Zahlungen/Monat
Square Invoices
Rechnungen im ZahlungsökosystemSquare Invoices ist die Gratis-Alternative für alle, die vor Ort kassieren: Rechnungen erstellen und versenden ist kostenlos — ohne Zohos 500er-Jahreslimit —, automatische Zahlungserinnerungen inklusive, und die Zahlung läuft direkt über die Rechnung, nahtlos neben Square-Terminal und Kasse.
Das Geschäftsmodell sind Kartengebühren, und im Gratis-Tarif gilt der höhere Satz: 3,3 % + 30 ¢ pro Kartenzahlung statt 2,9 % + 30 ¢ mit Abo (Plus 49 $, Premium 149 $ pro Standort; das alte „Invoices Plus" für 20 $ ist ein Alttarif). Wie Zoho kennt auch Square nur eine Währung pro Konto — und ist in Deutschland und Österreich nicht verfügbar; die KI beantwortet nur Fragen, ohne Aktionen ausführen zu können.
Stärken
- Rechnungen erstellen und versenden gratis — ohne Jahreslimit
- Automatische Zahlungserinnerungen auch im Gratis-Tarif
- Nahtlos für alle, die schon Square-POS oder -Terminals nutzen
- Eigenes Logo und eigene Farbe auch im Gratis-Tarif
Schwächen
- Gratis-Tarif zahlt den höheren Kartensatz: 3,3 % + 30 ¢ statt 2,9 % + 30 ¢ mit Abo
- Nicht in Deutschland oder Österreich verfügbar; eine Währung pro Konto — wie bei Zoho
- Die KI beantwortet nur Fragen zu deinen Daten und kann keine Aktionen ausführen
- Einheitstarife: Plus 49 $, Premium 149 $ pro Standort (das alte Invoices Plus für 20 $ ist ein Alttarif)
FreshBooks
Der Freelancer-KlassikerFreshBooks ist der bezahlte Klassiker für Freelancer, die mehr wollen als Rechnungen: ausgereifte Zeiterfassung und Projektabrechnung, automatische Zahlungserinnerungen in allen Tarifen und Rechnungen in 16 Sprachen — darunter Deutsch (nur der Dokumenttext).
Dafür tauschst du Zohos Limits gegen andere: Lite (23 $) erlaubt nur 5 abrechenbare Kunden — archivierte zählen mit —, Plus (43 $) 50, unbegrenzt erst Premium (70 $). Jedes zusätzliche Teammitglied kostet 11 $ pro Monat, und KI-Funktionen bewirbt FreshBooks keine. Auch die Vorlagen-Anpassung (3 Designs, 2 Schriftarten) bleibt hinter Zohos kostenlosem Editor zurück.
Stärken
- Ausgereifte Zeiterfassung und Projektabrechnung
- Automatische Zahlungserinnerungen in allen Tarifen
- Rechnungen in 16 Sprachen, darunter Deutsch (nur Dokumenttext)
- Native Apps für iOS und Android
Schwächen
- Lite (23 $) erlaubt nur 5 abrechenbare Kunden — archivierte zählen mit
- Jedes zusätzliche Teammitglied kostet 11 $ pro Monat
- Bewirbt überhaupt keine KI-Funktionen
- Nur 3 Rechnungsdesigns und 2 Schriftarten — weniger Anpassung als Zohos Gratis-Editor
QuickBooks
Das Buchhaltungs-SchwergewichtQuickBooks ist der große Sprung: volle US-Buchhaltung mit Bankabgleich, Steuerkategorien und Payroll-Anbindung — plus das größte Ökosystem der Branche. Rechnungen aus einem Prompt kann es inzwischen auch, als Beta bzw. über einen Connector mit 25 Prompts im Monat.
Wer nur wegen Zohos Limits wechselt, sollte den Preis kennen: Simple Start kostet 38 $ im Monat, Essentials 75 $, Plus 115 $ — und Intuit hat für Verlängerungen ab August 2026 Preisänderungen angekündigt, ohne Beträge zu nennen. Fremdwährungen gibt es erst ab Essentials (75 $), Deutsch gehört nicht zu den sechs Sprachen.
Stärken
- Vollständige US-Buchhaltung: Bankabgleich, Steuerkategorien, Payroll-Anbindung
- Riesiges Ökosystem — der Standard der US-Buchhaltung
- Prompt-Rechnungen immerhin vorhanden (Beta/Connector, 25 Prompts/Monat)
- Automatische Zahlungserinnerungen (bis zu 3) in allen Tarifen
Schwächen
- Ab 38 $/Monat; Essentials 75 $, Plus 115 $ — Preisänderungen ab August 2026 angekündigt
- KI-Rechnung per Prompt nur als Beta/Connector mit 25 Prompts pro Monat
- Fremdwährungen erst ab Essentials (75 $)
- Sechs Sprachen, Deutsch nicht darunter; keine §14-UStG-Konformität
So haben wir bewertet
Alle Preise und Funktionsaussagen stammen von den Preis- und Hilfeseiten der Anbieter selbst, zuletzt geprüft am 31. Juli 2026 (Angaben zu Backbone: Stand 9. Oktober 2026) — inklusive der unbequemen Details wie Währungs-Limits, Kartengebühren und Kundenlimits. Wo ein Anbieter etwas nicht dokumentiert, behaupten wir es nicht — deshalb findest du hier zum Beispiel auch kein angebliches Kundenlimit für Zoho Invoice, denn Zoho dokumentiert keines. Backbone ist unser eigenes Produkt: Wir führen es auf Platz 1 für den Anwendungsfall, für den es gebaut ist (Selbstständige in Deutschland und Österreich) — für ein Unternehmen in den USA passen die US-Tools besser — und nennen seine Schwächen genauso klar wie die der anderen.
Wähle nicht Backbone, wenn …
Backbone steht auf dieser Seite an erster Stelle, und die Seite gehört Backbone (früher Billy). Damit du das einordnen kannst, hier die Fälle, in denen ein anderes Tool die bessere Wahl ist:
- Du stellst heute schon Rechnungen an Behörden (XRechnung)Backbone erzeugt ZUGFeRD-E-Rechnungen, XRechnung (und das österreichische ebInterface) kommt aber erst demnächst. sevDesk, easybill und FastBill liefern XRechnung schon in ihrem günstigsten Tarif, FreeFinance erzeugt in Österreich ebInterface und XRechnung. Wer heute an öffentliche Auftraggeber fakturieren muss, ist dort besser aufgehoben.
- Du willst die Buchhaltung selbst im Tool machenBackbone sammelt Belege, ordnet sie Zahlungen zu und nimmt Kontoauszüge an, macht aber bewusst keine Buchhaltung: keine EÜR, keine GuV, keine Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER oder FinanzOnline. Die Bücher macht deine Steuerberatung mit dem Export. Wer alles aus einer Hand will, nimmt sevDesk, Lexware Office oder in Österreich FreeFinance.
- Dein Steuerbüro besteht auf einem DATEV- oder BMD-ExportBackbone hat keinen. Es liefert ein benanntes ZIP mit Belegen, versendeten Rechnungen, Kontoauszügen und einem CSV-Bericht — oder einen kostenlosen Buchhaltungs-Login. Das öffnet jede Steuerberatung, ersetzt aber keine DATEV-Schnittstelle. Wenn dein Steuerbüro darauf besteht, ist das ein Ausschlusskriterium — sevDesk und Lexware Office sind dafür gebaut.
- Du willst eine native App fürs HandyBackbone ist eine Web-App: Sie läuft im Handy-Browser, und Belege fotografierst du damit direkt hoch — eine native App im App Store gibt es aber nicht (eine Mac-App für den Timer kommt demnächst). sevDesk, Lexware Office, FreshBooks, Wave, Zoho und Square haben eine.
- Du willst dauerhaft nichts bezahlenBackbone hat keinen Gratis-Tarif: Nach 7 Tagen Test (Karte bei Stripe hinterlegt, heute 0,00 €) kostet es ab 19 € im Monat inkl. USt. easybill (50 Belege im Monat) und sevDesk (3 Rechnungen im Monat) haben dauerhaft kostenlose Tarife, in den USA auch Wave und Zoho Invoice.
- Dein Unternehmen sitzt in den USABackbone ist für Deutschland und Österreich gebaut. Es schreibt Rechnungen auch auf Englisch und in USD, GBP oder CHF — für ein deutsches oder österreichisches Unternehmen, das ins Ausland fakturiert. US-Sales-Tax deckt es nicht ab. Für ein US-Unternehmen sind QuickBooks, FreshBooks, Wave, Zoho Invoice oder Square die passenderen Werkzeuge.