Wave Alternativen
Die 5 besten Wave-Alternativen 2026
Die kurze Antwort: Wer eine Wave-Alternative sucht, stößt meist an eine von drei Grenzen. Erstens: Im Gratis-Tarif kannst du Rechnungen nicht aus Wave heraus versenden — dafür braucht es laut Anbieter Pro (19 $/Monat), aktivierte Online-Zahlungen oder Payroll. Zweitens: Wave gibt es nur in den USA und Kanada, ausschließlich auf Englisch — laut Anbieter dauerhaft. Drittens: die Zahlungsgebühren (2,9 % + 0,60 $ pro Kartenzahlung, 1 % ACH mit 1 $ Minimum). Sitzt du in Deutschland oder Österreich und willst Rechnungen per KI schreiben und ohne Gebühr pro Zahlung bezahlt werden, ist Backbone (früher Billy; ab 19 €/Monat inkl. USt) unsere Empfehlung — es ist unser eigenes Produkt, und wir sagen unten transparent, wo es gewinnt und wo nicht. Führst du ein Unternehmen in den USA, passen die US-Tools besser.
Fair bleibt: Rechnungen erstellen ist bei Wave wirklich unbegrenzt gratis, und eine einfache Buchhaltung ist inklusive — dafür muss Wave sich nicht schämen. Dieser Vergleich deckt alle fünf ernsthaften Alternativen ab, mit geprüften Preisen (Stand Juli 2026) und ehrlichen Schwächen.
Alle Alternativen im Überblick
| Backbone | Zoho Invoice | Square Invoices | FreshBooks | QuickBooks | |
|---|---|---|---|---|---|
| Am besten für | KI-Rechnungen ohne Gebühr pro Zahlung (DE/AT) | Gratis-Rechnungen mit Versand aus dem Tool | Gratis-Rechnungen mit Kartenzahlung vor Ort | Stundenabrechnung mit Zeiterfassung | Komplette US-Buchhaltung mit Steuern und Payroll |
| Dokumente-Limit | Monatskontingent je Tarif; Zahlen noch nicht veröffentlicht | 500 Rechnungen/Jahr, 2 Nutzer | Unbegrenzt (auch gratis) | Rechnungen unbegrenzt; Lite: max. 5 Kunden | Gratis: 2/Monat; Simple Start: unbegrenzt |
| Preis | ab 19 € / Monat inkl. USt | 0 $ (500 Rechnungen/Jahr) | Gratis; Karten 3,3 % + 30 ¢ | Lite 23 $ / Monat (5 Kunden) | Simple Start 38 $ / Monat |
| Rechnung per KI-Prompt | JaAssistent Billy, fragt vor dem Senden | Neinnur im bezahlten Zoho Books | Nein | Nein | TeilweiseBeta/Connector, 25 Prompts/Monat |
| Alle Funktionen per KI-Assistent | Jafast alles; auch aus Claude/ChatGPT (MCP) | NeinZia: Auswertungen & Textvorschläge | NeinKI beantwortet nur Fragen, keine Aktionen | Neinbewirbt keine KI-Funktionen | Neinentwirft; versendet nichts von allein |
| Professionelle Vorlagen | Teilweise2 Vorlagen (Basic, Minimal), Logo + Akzentfarbe | Jatiefste kostenlose Anpassung im US-Feld | Teilweise3 Layouts | Teilweise3 Designs, nur 2 Schriftarten | TeilweiseStandard & Modernized |
| Live-Vorschau | Jadu schreibst direkt auf der Seite | NeinVorschau auf Klick | NeinVorschau auf Klick | JaWYSIWYG — du bearbeitest die Rechnung direkt | NeinVorschau nur über Druck/Download |
| Wiederkehrende Rechnungen | Jain jedem Plan | Ja | Ja | Ja | Jaauch in Simple Start |
| Automatischer E-Mail-Versand | JaRechnung per E-Mail; Mahnungen nach Zeitplan ab Studio | JaSerien wahlweise automatisch; Erinnerungen gratis | JaSerien werden nach Zeitplan versendet | JaSerien optional automatisch; Erinnerungen alle Tarife | TeilweiseErinnerungen ja; Serienrechnungen landen als Entwurf |
| Buchhaltung | Neinkeine EÜR/UStVA; Export für die Steuerberatung | Neindafür gibt es Zoho Books (bezahlt) | Nein | Teilweisedoppelte Buchführung ab Plus | JaKernstärke |
| E-Rechnung | TeilweiseZUGFeRD; XRechnung demnächst | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD |
Preis- und Funktionsangaben der Wettbewerber laut den Anbietern, geprüft am 2. August 2026, Preise netto. Backbone-Angaben laut back-bone.io, Stand 9. Oktober 2026, Preise inkl. USt. Änderungen vorbehalten.
Backbone
Rechnungen, Belege und Mahnwesen mit KI-Assistent (DE/AT)Backbone ist die Alternative für alle in Deutschland oder Österreich, bei denen Waves „gratis" in der Praxis teuer oder eng wird: Rechnungen versendest du direkt aus dem Tool — per E-Mail mit PDF, in jedem Tarif —, und statt Formularen lässt du sie vom KI-Assistenten entwerfen, der nach deiner Bestätigung ausführt. Wave bewirbt überhaupt keine KI-Funktionen.
Volle Transparenz, da Backbone unser Produkt ist: Es ist keine Buchhaltung — Waves Gratis-Buchhaltung hat bei Backbone bewusst kein Gegenstück, und für Unternehmen in den USA oder Kanada ist Backbone nicht gebaut. Auch eine integrierte Zahlungsabwicklung fehlt: bezahlt wirst du per Überweisung (mit QR-Code) oder deinem eigenen Zahlungsanbieter — dafür nimmt Backbone keinen Anteil an deinen Zahlungen, weil es am Abo verdient.
Stärken
- Rechnungen per KI-Assistent entwerfen — Wave bewirbt gar keine KI
- Versand direkt aus dem Tool ab dem ersten Tarif — bei Wave nicht im Gratis-Tarif möglich
- Keine Gebühr pro Zahlung: Backbone verdient am Abo, nicht an deinen Umsätzen
- Deutschland und Österreich im selben Konto (Pflichtangaben-Check nach §14 UStG / §11 UStG), Rechnungen auch auf Englisch in USD — Wave bedient nur USA/Kanada
- Rechnungen auf Deutsch und Englisch; Wave ist dauerhaft nur auf Englisch
Schwächen
- Keine Buchhaltung — Waves Gratis-Buchhaltung hat hier kein Gegenstück
- Keine integrierte Zahlungsabwicklung: bezahlt wirst du per Überweisung oder eigenem Anbieter
- Kein dauerhaft kostenloser Tarif (7 Tage Test mit hinterlegter Karte, heute 0 € fällig)
- Web-App statt nativer Mobile-App; öffentliche API demnächst; Preise in Euro inkl. USt
Zoho Invoice
Das Gratis-Tool im Zoho-ÖkosystemZoho Invoice ist die direkteste Gratis-Alternative zu Wave — und behebt dessen größten Haken: Versand, wiederkehrende Rechnungen und automatische Zahlungserinnerungen sind kostenlos enthalten, dazu die tiefste kostenlose Vorlagen-Anpassung der fünf US-Tools. Anders als Wave ist es nicht auf USA und Kanada beschränkt.
Eigene Grenzen hat es trotzdem: Abgerechnet wird laut Zoho nur in deiner Basiswährung, es gelten 500 Rechnungen pro Jahr und 2 Nutzer (Limits werden laut Zoho jährlich angepasst), und Rechnungen per Prompt erstellt erst das kostenpflichtige Zoho Books. Gratis ist Zoho Invoice als Einstieg in ein Ökosystem aus über 50 Apps.
Stärken
- Dauerhaft kostenlos — inklusive Versand aus dem Tool, anders als bei Wave
- Tiefste kostenlose Vorlagen-Anpassung der fünf US-Tools
- Wiederkehrende Rechnungen und automatische Zahlungserinnerungen gratis
- Nicht auf USA/Kanada beschränkt
Schwächen
- Nur die eigene Basiswährung — laut Anbieter; hartes Limit für internationale Kunden
- 500 Rechnungen/Jahr und 2 Nutzer (Limits werden laut Zoho jährlich angepasst)
- Rechnung per Prompt nur im bezahlten Zoho Books, nicht in Zoho Invoice
- Gratis als Einstieg ins Zoho-Ökosystem — der Upsell-Pfad ist eingebaut
Square Invoices
Rechnungen im ZahlungsökosystemSquare Invoices funktioniert nach demselben Modell wie Wave — gratis Rechnungen, verdient wird an der Zahlungsabwicklung —, aber ohne Waves Versand-Haken: Erstellen und Versenden ist im Gratis-Tarif enthalten, automatische Zahlungserinnerungen inklusive. Wer ohnehin mit Square-Terminals kassiert, bekommt eine nahtlose Ergänzung.
Dafür ist der Gratis-Kartensatz höher als bei Wave: 3,3 % + 30 ¢ pro Kartenzahlung (2,9 % + 30 ¢ erst mit Abo — Plus kostet 49 $, Premium 149 $ pro Standort; das alte „Invoices Plus" für 20 $ ist ein Alttarif). Es gilt eine Währung pro Konto, in Deutschland und Österreich ist Square nicht verfügbar, und die KI beantwortet nur Fragen, ohne Aktionen ausführen zu können.
Stärken
- Rechnungen erstellen UND versenden gratis — Waves größter Haken entfällt
- Automatische Zahlungserinnerungen auch im Gratis-Tarif
- Nahtlos für alle, die schon Square-POS oder -Terminals nutzen
- Eigenes Logo und eigene Farbe auch im Gratis-Tarif
Schwächen
- Gratis-Tarif zahlt den höheren Kartensatz: 3,3 % + 30 ¢ statt 2,9 % + 30 ¢ mit Abo
- Nicht in Deutschland oder Österreich verfügbar; eine Währung pro Konto
- Die KI beantwortet nur Fragen zu deinen Daten und kann keine Aktionen ausführen
- Einheitstarife: Plus 49 $, Premium 149 $ pro Standort (das alte Invoices Plus für 20 $ ist ein Alttarif)
FreshBooks
Der Freelancer-KlassikerFreshBooks ist der Schritt von „gratis mit Haken" zu „bezahlt mit Komfort": ausgereifte Zeiterfassung und Projektabrechnung, automatische Zahlungserinnerungen in allen Tarifen und Rechnungen in 16 Sprachen — darunter Deutsch (nur der Dokumenttext), wo Wave dauerhaft englisch bleibt.
Dafür kommen Limits zurück: Lite (23 $) erlaubt nur 5 abrechenbare Kunden — archivierte zählen mit —, Plus (43 $) 50, unbegrenzt erst Premium (70 $). Jedes zusätzliche Teammitglied kostet 11 $ pro Monat, und KI-Funktionen bewirbt FreshBooks keine.
Stärken
- Ausgereifte Zeiterfassung und Projektabrechnung
- Automatische Zahlungserinnerungen in allen Tarifen
- Rechnungen in 16 Sprachen, darunter Deutsch (nur Dokumenttext)
- Native Apps für iOS und Android
Schwächen
- Lite (23 $) erlaubt nur 5 abrechenbare Kunden — archivierte zählen mit
- Jedes zusätzliche Teammitglied kostet 11 $ pro Monat
- Bewirbt überhaupt keine KI-Funktionen
- Nur 3 Rechnungsdesigns und 2 Schriftarten; ohne Anbieter-Branding erst ab Premium (70 $)
QuickBooks
Das Buchhaltungs-SchwergewichtWer Wave verlässt, weil die einfache Gratis-Buchhaltung nicht mehr reicht, landet bei QuickBooks: Bankabgleich, Steuerkategorien, Payroll-Anbindung und das größte Ökosystem der US-Buchhaltung. Rechnungen aus einem Prompt gibt es inzwischen auch — als Beta bzw. über einen Connector, gedeckelt auf 25 Prompts im Monat.
Der Sprung ist allerdings der teuerste in diesem Vergleich: Simple Start kostet 38 $ im Monat, Essentials 75 $, Plus 115 $ — und Intuit hat für Verlängerungen ab August 2026 Preisänderungen angekündigt, ohne Beträge zu nennen. Fremdwährungen gibt es erst ab Essentials, Deutsch gehört nicht zu den sechs Sprachen.
Stärken
- Vollständige US-Buchhaltung: Bankabgleich, Steuerkategorien, Payroll-Anbindung
- Riesiges Ökosystem — der Standard der US-Buchhaltung
- Prompt-Rechnungen immerhin vorhanden (Beta/Connector, 25 Prompts/Monat)
- Automatische Zahlungserinnerungen (bis zu 3) in allen Tarifen
Schwächen
- Ab 38 $/Monat; Essentials 75 $, Plus 115 $ — Preisänderungen ab August 2026 angekündigt
- KI-Rechnung per Prompt nur als Beta/Connector mit 25 Prompts pro Monat
- Fremdwährungen erst ab Essentials (75 $)
- Sechs Sprachen, Deutsch nicht darunter; keine §14-UStG-Konformität
So haben wir bewertet
Alle Preise und Funktionsaussagen stammen von den Preis- und Hilfeseiten der Anbieter selbst, zuletzt geprüft am 31. Juli 2026 (Angaben zu Backbone: Stand 9. Oktober 2026) — inklusive der unbequemen Details wie Versand-Beschränkungen, Kartengebühren und Kundenlimits. Wo ein Anbieter etwas nicht dokumentiert, behaupten wir es nicht. Backbone ist unser eigenes Produkt: Wir führen es auf Platz 1 für den Anwendungsfall, für den es gebaut ist (Selbstständige in Deutschland und Österreich) — für ein Unternehmen in den USA passen die US-Tools besser — und nennen seine Schwächen genauso klar wie die der anderen.
Wähle nicht Backbone, wenn …
Backbone steht auf dieser Seite an erster Stelle, und die Seite gehört Backbone (früher Billy). Damit du das einordnen kannst, hier die Fälle, in denen ein anderes Tool die bessere Wahl ist:
- Du stellst heute schon Rechnungen an Behörden (XRechnung)Backbone erzeugt ZUGFeRD-E-Rechnungen, XRechnung (und das österreichische ebInterface) kommt aber erst demnächst. sevDesk, easybill und FastBill liefern XRechnung schon in ihrem günstigsten Tarif, FreeFinance erzeugt in Österreich ebInterface und XRechnung. Wer heute an öffentliche Auftraggeber fakturieren muss, ist dort besser aufgehoben.
- Du willst die Buchhaltung selbst im Tool machenBackbone sammelt Belege, ordnet sie Zahlungen zu und nimmt Kontoauszüge an, macht aber bewusst keine Buchhaltung: keine EÜR, keine GuV, keine Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER oder FinanzOnline. Die Bücher macht deine Steuerberatung mit dem Export. Wer alles aus einer Hand will, nimmt sevDesk, Lexware Office oder in Österreich FreeFinance.
- Dein Steuerbüro besteht auf einem DATEV- oder BMD-ExportBackbone hat keinen. Es liefert ein benanntes ZIP mit Belegen, versendeten Rechnungen, Kontoauszügen und einem CSV-Bericht — oder einen kostenlosen Buchhaltungs-Login. Das öffnet jede Steuerberatung, ersetzt aber keine DATEV-Schnittstelle. Wenn dein Steuerbüro darauf besteht, ist das ein Ausschlusskriterium — sevDesk und Lexware Office sind dafür gebaut.
- Du willst eine native App fürs HandyBackbone ist eine Web-App: Sie läuft im Handy-Browser, und Belege fotografierst du damit direkt hoch — eine native App im App Store gibt es aber nicht (eine Mac-App für den Timer kommt demnächst). sevDesk, Lexware Office, FreshBooks, Wave, Zoho und Square haben eine.
- Du willst dauerhaft nichts bezahlenBackbone hat keinen Gratis-Tarif: Nach 7 Tagen Test (Karte bei Stripe hinterlegt, heute 0,00 €) kostet es ab 19 € im Monat inkl. USt. easybill (50 Belege im Monat) und sevDesk (3 Rechnungen im Monat) haben dauerhaft kostenlose Tarife, in den USA auch Wave und Zoho Invoice.
- Dein Unternehmen sitzt in den USABackbone ist für Deutschland und Österreich gebaut. Es schreibt Rechnungen auch auf Englisch und in USD, GBP oder CHF — für ein deutsches oder österreichisches Unternehmen, das ins Ausland fakturiert. US-Sales-Tax deckt es nicht ab. Für ein US-Unternehmen sind QuickBooks, FreshBooks, Wave, Zoho Invoice oder Square die passenderen Werkzeuge.