FreshBooks Alternativen
Die 5 besten FreshBooks-Alternativen 2026
Die kurze Antwort: Die meisten suchen eine FreshBooks-Alternative wegen der Kundenlimits — der Lite-Tarif (23 $/Monat) erlaubt nur 5 abrechenbare Kunden, und archivierte Kunden zählen weiter mit; 50 Kunden kosten 43 $ (Plus), unbegrenzt wird es erst mit Premium für 70 $. Dazu kommt: 11 $ pro zusätzlichem Teammitglied und Monat, und KI-Funktionen bewirbt FreshBooks überhaupt keine. Willst du ohne Limits wachsen und Rechnungen per KI schreiben, ist Billy (ab 9 €/Monat) unsere Empfehlung — es ist unser eigenes Produkt, und wir sagen unten transparent, wo es gewinnt und wo nicht.
Fair bleibt: Die Zeiterfassung von FreshBooks ist ausgereift, automatische Zahlungserinnerungen gibt es in allen Tarifen, und Rechnungen kommen in 16 Sprachen — darunter Deutsch (nur der Dokumenttext). Dieser Vergleich deckt alle fünf ernsthaften Alternativen ab, mit geprüften Preisen (Stand Juli 2026) und ehrlichen Schwächen.
Alle Alternativen im Überblick
| Billy | QuickBooks | Zoho Invoice | Wave | Square Invoices | |
|---|---|---|---|---|---|
| Am besten für | Rechnungen per KI-Prompt, ohne Kundenlimit | Komplette US-Buchhaltung mit Steuern und Payroll | Gratis-Rechnungen mit tiefer Anpassung | Einfache Gratis-Buchhaltung in USA/Kanada | Ladengeschäfte, die schon Square-POS nutzen |
| Dokumente-Limit | ab 50/Monat; unbegrenzt im Pro-Tarif | Gratis: 2/Monat; Simple Start: unbegrenzt | 500 Rechnungen/Jahr, 2 Nutzer | Unbegrenzt — Versand aber nur mit Pro/Zahlungen | Unbegrenzt (auch gratis) |
| Preis | ab 9 € / Monat | Simple Start 38 $ / Monat | 0 $ (500 Rechnungen/Jahr) | Gratis; Versand nur mit Pro (19 $) | Gratis; Karten 3,3 % + 30 ¢ |
| Rechnung per KI-Prompt | JaKernfunktion | TeilweiseBeta/Connector, 25 Prompts/Monat | Neinnur im bezahlten Zoho Books | Nein | Nein |
| Alle Funktionen per KI-Assistent | JaAssistent erreicht alle Funktionen | Neinentwirft; versendet nichts von allein | NeinZia: Auswertungen & Textvorschläge | Neinbewirbt keine KI-Funktionen | NeinKI beantwortet nur Fragen, keine Aktionen |
| Professionelle Vorlagen | Jadesignte Vorlagen | TeilweiseStandard & Modernized | Jatiefste kostenlose Anpassung im US-Feld | Teilweise3 Designs; Schrift ans Design gekoppelt | Teilweise3 Layouts |
| Live-Vorschau | Ja | NeinVorschau nur über Druck/Download | NeinVorschau auf Klick | – | NeinVorschau auf Klick |
| Wiederkehrende Rechnungen | Japer Zuruf eingerichtet | Jaauch in Simple Start | Ja | TeilweiseAuto-Versand nur mit Pro/Zahlungen | Ja |
| Automatischer E-Mail-Versand | JaRechnungen & Mahnungen, ab dem ersten Tarif | TeilweiseErinnerungen ja; Serienrechnungen landen als Entwurf | JaSerien wahlweise automatisch; Erinnerungen gratis | TeilweiseErinnerungen nur mit Pro/Zahlungen | JaSerien werden nach Zeitplan versendet |
| Buchhaltung | Neinbewusst nicht | JaKernstärke | Neindafür gibt es Zoho Books (bezahlt) | Jaeinfache Buchhaltung inklusive | Nein |
| E-Rechnung | NeinPDF-Rechnungen | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD |
Alle Preis- und Funktionsangaben laut den Anbietern, geprüft am 2. August 2026. Preise netto, Änderungen vorbehalten.
Billy
Das KI-RechnungsprogrammBilly ist die Alternative für alle, bei denen FreshBooks vor allem wegen der Limits nervt: Bei Billy gibt es kein Kundenlimit und keinen Aufpreis pro Nutzer — du zahlst ab 9 € im Monat, fertig. Und statt Formularen schreibst du Rechnungen per KI-Prompt: Der Assistent erstellt Rechnungen, Angebote und Mahnungen aus einem Satz und führt nach deiner Bestätigung aus. FreshBooks bewirbt überhaupt keine KI-Funktionen.
Volle Transparenz, da Billy unser Produkt ist: Eine Zeiterfassung wie bei FreshBooks gibt es nicht — Stunden erfasst du extern und rechnest sie per Prompt ab. Auch Buchhaltung, US-Steuerfunktionen und integrierte Zahlungsabwicklung fehlen bewusst; bezahlt wirst du per Überweisung oder deinem eigenen Zahlungsanbieter.
Stärken
- Kein Kundenlimit und kein Aufpreis pro Nutzer
- Rechnung per KI-Prompt als ausgereifte Kernfunktion — FreshBooks bewirbt gar keine KI
- Die KI führt nach deiner Bestätigung aus (versenden, aktualisieren) statt nur zu entwerfen
- Deutschland, Österreich und USA konform im selben Konto (§14 UStG / §11 öUStG)
- Ab 9 € statt ab 23 $ — weniger als die Hälfte, monatlich kündbar
Schwächen
- Keine Zeiterfassung — Stunden erfasst du außerhalb des Tools
- Keine Buchhaltung, keine US-Steuerfunktionen, keine integrierte Zahlungsabwicklung
- Kein dauerhaft kostenloser Tarif (7 Tage Testphase ohne Kreditkarte)
- Web-App statt nativer Mobile-App; Preise in Euro
QuickBooks
Das Buchhaltungs-SchwergewichtQuickBooks ist der Schritt nach oben statt zur Seite: Wer aus FreshBooks herauswächst und die volle US-Buchhaltung will — Bankabgleich, Steuerkategorien, Payroll-Anbindung, riesiges Ökosystem — bekommt hier das Komplettpaket. Rechnungen aus einem Prompt kann QuickBooks inzwischen auch: als Beta bzw. über einen Connector, gedeckelt auf 25 Prompts im Monat.
Der Preis dafür ist der Preis: Simple Start kostet 38 $ im Monat, Essentials 75 $, Plus 115 $ — und Intuit hat für Verlängerungen ab August 2026 Preisänderungen angekündigt, ohne Beträge zu nennen. Fremdwährungen gibt es erst ab Essentials, und Deutsch gehört nicht zu den sechs unterstützten Sprachen.
Stärken
- Vollständige US-Buchhaltung: Bankabgleich, Steuerkategorien, Payroll-Anbindung
- Riesiges Ökosystem — der Standard der US-Buchhaltung
- Prompt-Rechnungen immerhin vorhanden (Beta/Connector, 25 Prompts/Monat)
- Automatische Zahlungserinnerungen (bis zu 3) in allen Tarifen
Schwächen
- Ab 38 $/Monat; Essentials 75 $, Plus 115 $ — Preisänderungen ab August 2026 angekündigt
- KI-Rechnung per Prompt nur als Beta/Connector mit 25 Prompts pro Monat
- Fremdwährungen erst ab Essentials (75 $)
- Sechs Sprachen, Deutsch nicht darunter; keine §14-UStG-Konformität
Zoho Invoice
Das Gratis-Tool im Zoho-ÖkosystemZoho Invoice ist die Antwort auf FreshBooks-Limits, die nichts kostet: keine 23 $ für 5 Kunden, sondern 0 $ — mit der tiefsten kostenlosen Vorlagen-Anpassung der fünf US-Tools, wiederkehrenden Rechnungen und automatischen Zahlungserinnerungen inklusive. Wichtig: Ein Kundenlimit dokumentiert Zoho nicht.
Die echten Grenzen liegen woanders: Abgerechnet wird laut Zoho nur in deiner Basiswährung — für internationale Kunden ein hartes Limit —, es gelten 500 Rechnungen pro Jahr und 2 Nutzer (Limits werden laut Zoho jährlich angepasst), und Rechnungen per Prompt erstellt erst das kostenpflichtige Zoho Books.
Stärken
- Dauerhaft kostenlos — und kein dokumentiertes Kundenlimit
- Tiefste kostenlose Vorlagen-Anpassung der fünf US-Tools
- Wiederkehrende Rechnungen und automatische Zahlungserinnerungen gratis
- Sinnvoll für alle, die ohnehin Zoho CRM oder Books nutzen
Schwächen
- Nur die eigene Basiswährung — laut Anbieter; hartes Limit für internationale Kunden
- 500 Rechnungen/Jahr und 2 Nutzer (Limits werden laut Zoho jährlich angepasst)
- Rechnung per Prompt nur im bezahlten Zoho Books, nicht in Zoho Invoice
- Gratis als Einstieg ins Zoho-Ökosystem — der Upsell-Pfad ist eingebaut
Wave
Die Gratis-Buchhaltung (USA/Kanada)Wave streicht nicht nur die FreshBooks-Kundenlimits, sondern gleich den Abo-Preis: Rechnungen erstellen ist unbegrenzt gratis, eine einfache Buchhaltung ist inklusive. Bezahlt wird über Zahlungsgebühren — 2,9 % + 0,60 $ pro Kartenzahlung, 1 % ACH mit 1 $ Minimum — und den Pro-Tarif (19 $/Monat).
Die Haken: Im Gratis-Tarif kannst du Rechnungen nicht aus Wave heraus versenden — dafür braucht es laut Anbieter Pro, aktivierte Online-Zahlungen oder Payroll. Wave gibt es nur in den USA und Kanada und ausschließlich auf Englisch — laut Anbieter dauerhaft; die 16 Rechnungssprachen von FreshBooks haben hier kein Gegenstück.
Stärken
- Rechnungen erstellen ist wirklich unbegrenzt gratis — ohne Kundenlimit
- Einfache Gratis-Buchhaltung inklusive
- Eigenes Logo und eigene Farbe auf Rechnungen
- Bankzahlungen (ACH) mit nur 1 % Gebühr
Schwächen
- Gratis-Tarif kann Rechnungen nicht aus dem Tool versenden — nur mit Pro (19 $), Online-Zahlungen oder Payroll
- Nur USA und Kanada; Support anderswo eingestellt
- Nur auf Englisch — laut Anbieter dauerhaft
- Kartengebühren 2,9 % + 0,60 $; Pro erlässt nur die 0,60 $ der ersten 10 Zahlungen/Monat
Square Invoices
Rechnungen im ZahlungsökosystemSquare Invoices ist die FreshBooks-Alternative für alle, die vor Ort kassieren: Rechnungen erstellen und versenden ist gratis — ohne Kundenlimit —, automatische Zahlungserinnerungen inklusive, und bezahlt wird direkt über die Rechnung, nahtlos neben Square-Terminal und Kasse.
Das Geschäftsmodell sind Kartengebühren, und im Gratis-Tarif gilt der höhere Satz: 3,3 % + 30 ¢ pro Kartenzahlung statt 2,9 % + 30 ¢ mit Abo. Die Einheitstarife heißen Free (0 $), Plus (49 $) und Premium (149 $) pro Standort; das alte „Invoices Plus" für 20 $ ist ein Alttarif. Eine Währung pro Konto, keine Verfügbarkeit in Deutschland oder Österreich — und die KI beantwortet nur Fragen, ohne Aktionen ausführen zu können.
Stärken
- Rechnungen erstellen und versenden gratis, automatische Zahlungserinnerungen inklusive
- Kein Kundenlimit im Gratis-Tarif
- Nahtlos für alle, die schon Square-POS oder -Terminals nutzen
- Eigenes Logo und eigene Farbe auch im Gratis-Tarif
Schwächen
- Gratis-Tarif zahlt den höheren Kartensatz: 3,3 % + 30 ¢ statt 2,9 % + 30 ¢ mit Abo
- Nicht in Deutschland oder Österreich verfügbar; eine Währung pro Konto
- Die KI beantwortet nur Fragen zu deinen Daten und kann keine Aktionen ausführen
- Einheitstarife: Plus 49 $, Premium 149 $ pro Standort (das alte Invoices Plus für 20 $ ist ein Alttarif)
So haben wir bewertet
Alle Preise und Funktionsaussagen stammen von den Preis- und Hilfeseiten der Anbieter selbst, zuletzt geprüft am 31. Juli 2026 — inklusive der unbequemen Details wie Kundenlimits, Nutzer-Aufpreisen und Kartengebühren. Wo ein Anbieter etwas nicht dokumentiert, behaupten wir es nicht. Billy ist unser eigenes Produkt: Wir führen es auf Platz 1 für den Anwendungsfall, für den es gebaut ist, und nennen seine Schwächen genauso klar wie die der anderen.