FreshBooks Alternativen
Die 5 besten FreshBooks-Alternativen 2026
Die kurze Antwort: Die meisten suchen eine FreshBooks-Alternative wegen der Kundenlimits — der Lite-Tarif (23 $/Monat) erlaubt nur 5 abrechenbare Kunden, und archivierte Kunden zählen weiter mit; 50 Kunden kosten 43 $ (Plus), unbegrenzt wird es erst mit Premium für 70 $. Dazu kommt: 11 $ pro zusätzlichem Teammitglied und Monat, und KI-Funktionen bewirbt FreshBooks überhaupt keine. Sitzt du in Deutschland oder Österreich und willst ohne Limits wachsen und Rechnungen per KI schreiben, ist Backbone (früher Billy; ab 19 €/Monat inkl. USt) unsere Empfehlung — es ist unser eigenes Produkt, und wir sagen unten transparent, wo es gewinnt und wo nicht. Führst du ein Unternehmen in den USA, passen die US-Tools besser.
Fair bleibt: Die Zeiterfassung von FreshBooks ist ausgereift, automatische Zahlungserinnerungen gibt es in allen Tarifen, und Rechnungen kommen in 16 Sprachen — darunter Deutsch (nur der Dokumenttext). Dieser Vergleich deckt alle fünf ernsthaften Alternativen ab, mit geprüften Preisen (Stand Juli 2026) und ehrlichen Schwächen.
Alle Alternativen im Überblick
| Backbone | QuickBooks | Zoho Invoice | Wave | Square Invoices | |
|---|---|---|---|---|---|
| Am besten für | KI-Rechnungen ohne Kundenlimit (DE/AT) | Komplette US-Buchhaltung mit Steuern und Payroll | Gratis-Rechnungen mit tiefer Anpassung | Einfache Gratis-Buchhaltung in USA/Kanada | Ladengeschäfte, die schon Square-POS nutzen |
| Dokumente-Limit | Monatskontingent je Tarif; Zahlen noch nicht veröffentlicht | Gratis: 2/Monat; Simple Start: unbegrenzt | 500 Rechnungen/Jahr, 2 Nutzer | Unbegrenzt — Versand aber nur mit Pro/Zahlungen | Unbegrenzt (auch gratis) |
| Preis | ab 19 € / Monat inkl. USt | Simple Start 38 $ / Monat | 0 $ (500 Rechnungen/Jahr) | Gratis; Versand nur mit Pro (19 $) | Gratis; Karten 3,3 % + 30 ¢ |
| Rechnung per KI-Prompt | JaAssistent Billy, fragt vor dem Senden | TeilweiseBeta/Connector, 25 Prompts/Monat | Neinnur im bezahlten Zoho Books | Nein | Nein |
| Alle Funktionen per KI-Assistent | Jafast alles; auch aus Claude/ChatGPT (MCP) | Neinentwirft; versendet nichts von allein | NeinZia: Auswertungen & Textvorschläge | Neinbewirbt keine KI-Funktionen | NeinKI beantwortet nur Fragen, keine Aktionen |
| Professionelle Vorlagen | Teilweise2 Vorlagen (Basic, Minimal), Logo + Akzentfarbe | TeilweiseStandard & Modernized | Jatiefste kostenlose Anpassung im US-Feld | Teilweise3 Designs; Schrift ans Design gekoppelt | Teilweise3 Layouts |
| Live-Vorschau | Jadu schreibst direkt auf der Seite | NeinVorschau nur über Druck/Download | NeinVorschau auf Klick | – | NeinVorschau auf Klick |
| Wiederkehrende Rechnungen | Jain jedem Plan | Jaauch in Simple Start | Ja | TeilweiseAuto-Versand nur mit Pro/Zahlungen | Ja |
| Automatischer E-Mail-Versand | JaRechnung per E-Mail; Mahnungen nach Zeitplan ab Studio | TeilweiseErinnerungen ja; Serienrechnungen landen als Entwurf | JaSerien wahlweise automatisch; Erinnerungen gratis | TeilweiseErinnerungen nur mit Pro/Zahlungen | JaSerien werden nach Zeitplan versendet |
| Buchhaltung | Neinkeine EÜR/UStVA; Export für die Steuerberatung | JaKernstärke | Neindafür gibt es Zoho Books (bezahlt) | Jaeinfache Buchhaltung inklusive | Nein |
| E-Rechnung | TeilweiseZUGFeRD; XRechnung demnächst | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD |
Preis- und Funktionsangaben der Wettbewerber laut den Anbietern, geprüft am 2. August 2026, Preise netto. Backbone-Angaben laut back-bone.io, Stand 9. Oktober 2026, Preise inkl. USt. Änderungen vorbehalten.
Backbone
Rechnungen, Belege und Mahnwesen mit KI-Assistent (DE/AT)Backbone ist die Alternative für alle in Deutschland oder Österreich, bei denen FreshBooks vor allem wegen der Limits nervt: Bei Backbone gibt es unbegrenzte Kunden und Projekte — du zahlst ab 19 € inkl. USt im Monat (Solo, 1 Nutzer; ein kleines Team gibt es ab Studio für 29 €). Und statt Formularen lässt du Rechnungen vom KI-Assistenten entwerfen: Er erstellt Rechnungen und Angebote aus einem Satz und führt nach deiner Bestätigung aus. FreshBooks bewirbt überhaupt keine KI-Funktionen.
Volle Transparenz, da Backbone unser Produkt ist: Zeiterfassung gibt es (Timer oder manuell, Stunden-Soll pro Kunde, Stunden direkt auf der Rechnung), aber die Projektabrechnung von FreshBooks ist ausgereifter, und native Apps fehlen (eine Mac-Timer-App kommt demnächst). Buchhaltung, US-Steuerfunktionen und integrierte Zahlungsabwicklung fehlen ebenfalls; bezahlt wirst du per Überweisung oder deinem eigenen Zahlungsanbieter. Für ein Unternehmen in den USA ist Backbone nicht gebaut.
Stärken
- Unbegrenzte Kunden und Projekte (Solo: 1 Nutzer, kleines Team ab Studio)
- Rechnungen per KI-Assistent entwerfen — FreshBooks bewirbt gar keine KI
- Die KI führt nach deiner Bestätigung aus (versenden, aktualisieren) statt nur zu entwerfen
- Deutschland und Österreich im selben Konto (Pflichtangaben-Check nach §14 UStG / §11 UStG), Rechnungen auch auf Englisch in USD
- Ab 19 € inkl. USt statt ab 23 $, monatlich kündbar — mit Zeiterfassung
Schwächen
- Zeiterfassung per Web-App (Mac-Timer-App demnächst); Projektabrechnung weniger ausgereift als bei FreshBooks
- Keine Buchhaltung, keine US-Steuerfunktionen, keine integrierte Zahlungsabwicklung
- Kein dauerhaft kostenloser Tarif (7 Tage Test mit hinterlegter Karte, heute 0 € fällig)
- Web-App statt nativer Mobile-App; öffentliche API demnächst; Preise in Euro inkl. USt
QuickBooks
Das Buchhaltungs-SchwergewichtQuickBooks ist der Schritt nach oben statt zur Seite: Wer aus FreshBooks herauswächst und die volle US-Buchhaltung will — Bankabgleich, Steuerkategorien, Payroll-Anbindung, riesiges Ökosystem — bekommt hier das Komplettpaket. Rechnungen aus einem Prompt kann QuickBooks inzwischen auch: als Beta bzw. über einen Connector, gedeckelt auf 25 Prompts im Monat.
Der Preis dafür ist der Preis: Simple Start kostet 38 $ im Monat, Essentials 75 $, Plus 115 $ — und Intuit hat für Verlängerungen ab August 2026 Preisänderungen angekündigt, ohne Beträge zu nennen. Fremdwährungen gibt es erst ab Essentials, und Deutsch gehört nicht zu den sechs unterstützten Sprachen.
Stärken
- Vollständige US-Buchhaltung: Bankabgleich, Steuerkategorien, Payroll-Anbindung
- Riesiges Ökosystem — der Standard der US-Buchhaltung
- Prompt-Rechnungen immerhin vorhanden (Beta/Connector, 25 Prompts/Monat)
- Automatische Zahlungserinnerungen (bis zu 3) in allen Tarifen
Schwächen
- Ab 38 $/Monat; Essentials 75 $, Plus 115 $ — Preisänderungen ab August 2026 angekündigt
- KI-Rechnung per Prompt nur als Beta/Connector mit 25 Prompts pro Monat
- Fremdwährungen erst ab Essentials (75 $)
- Sechs Sprachen, Deutsch nicht darunter; keine §14-UStG-Konformität
Zoho Invoice
Das Gratis-Tool im Zoho-ÖkosystemZoho Invoice ist die Antwort auf FreshBooks-Limits, die nichts kostet: keine 23 $ für 5 Kunden, sondern 0 $ — mit der tiefsten kostenlosen Vorlagen-Anpassung der fünf US-Tools, wiederkehrenden Rechnungen und automatischen Zahlungserinnerungen inklusive. Wichtig: Ein Kundenlimit dokumentiert Zoho nicht.
Die echten Grenzen liegen woanders: Abgerechnet wird laut Zoho nur in deiner Basiswährung — für internationale Kunden ein hartes Limit —, es gelten 500 Rechnungen pro Jahr und 2 Nutzer (Limits werden laut Zoho jährlich angepasst), und Rechnungen per Prompt erstellt erst das kostenpflichtige Zoho Books.
Stärken
- Dauerhaft kostenlos — und kein dokumentiertes Kundenlimit
- Tiefste kostenlose Vorlagen-Anpassung der fünf US-Tools
- Wiederkehrende Rechnungen und automatische Zahlungserinnerungen gratis
- Sinnvoll für alle, die ohnehin Zoho CRM oder Books nutzen
Schwächen
- Nur die eigene Basiswährung — laut Anbieter; hartes Limit für internationale Kunden
- 500 Rechnungen/Jahr und 2 Nutzer (Limits werden laut Zoho jährlich angepasst)
- Rechnung per Prompt nur im bezahlten Zoho Books, nicht in Zoho Invoice
- Gratis als Einstieg ins Zoho-Ökosystem — der Upsell-Pfad ist eingebaut
Wave
Die Gratis-Buchhaltung (USA/Kanada)Wave streicht nicht nur die FreshBooks-Kundenlimits, sondern gleich den Abo-Preis: Rechnungen erstellen ist unbegrenzt gratis, eine einfache Buchhaltung ist inklusive. Bezahlt wird über Zahlungsgebühren — 2,9 % + 0,60 $ pro Kartenzahlung, 1 % ACH mit 1 $ Minimum — und den Pro-Tarif (19 $/Monat).
Die Haken: Im Gratis-Tarif kannst du Rechnungen nicht aus Wave heraus versenden — dafür braucht es laut Anbieter Pro, aktivierte Online-Zahlungen oder Payroll. Wave gibt es nur in den USA und Kanada und ausschließlich auf Englisch — laut Anbieter dauerhaft; die 16 Rechnungssprachen von FreshBooks haben hier kein Gegenstück.
Stärken
- Rechnungen erstellen ist wirklich unbegrenzt gratis — ohne Kundenlimit
- Einfache Gratis-Buchhaltung inklusive
- Eigenes Logo und eigene Farbe auf Rechnungen
- Bankzahlungen (ACH) mit nur 1 % Gebühr
Schwächen
- Gratis-Tarif kann Rechnungen nicht aus dem Tool versenden — nur mit Pro (19 $), Online-Zahlungen oder Payroll
- Nur USA und Kanada; Support anderswo eingestellt
- Nur auf Englisch — laut Anbieter dauerhaft
- Kartengebühren 2,9 % + 0,60 $; Pro erlässt nur die 0,60 $ der ersten 10 Zahlungen/Monat
Square Invoices
Rechnungen im ZahlungsökosystemSquare Invoices ist die FreshBooks-Alternative für alle, die vor Ort kassieren: Rechnungen erstellen und versenden ist gratis — ohne Kundenlimit —, automatische Zahlungserinnerungen inklusive, und bezahlt wird direkt über die Rechnung, nahtlos neben Square-Terminal und Kasse.
Das Geschäftsmodell sind Kartengebühren, und im Gratis-Tarif gilt der höhere Satz: 3,3 % + 30 ¢ pro Kartenzahlung statt 2,9 % + 30 ¢ mit Abo. Die Einheitstarife heißen Free (0 $), Plus (49 $) und Premium (149 $) pro Standort; das alte „Invoices Plus" für 20 $ ist ein Alttarif. Eine Währung pro Konto, keine Verfügbarkeit in Deutschland oder Österreich — und die KI beantwortet nur Fragen, ohne Aktionen ausführen zu können.
Stärken
- Rechnungen erstellen und versenden gratis, automatische Zahlungserinnerungen inklusive
- Kein Kundenlimit im Gratis-Tarif
- Nahtlos für alle, die schon Square-POS oder -Terminals nutzen
- Eigenes Logo und eigene Farbe auch im Gratis-Tarif
Schwächen
- Gratis-Tarif zahlt den höheren Kartensatz: 3,3 % + 30 ¢ statt 2,9 % + 30 ¢ mit Abo
- Nicht in Deutschland oder Österreich verfügbar; eine Währung pro Konto
- Die KI beantwortet nur Fragen zu deinen Daten und kann keine Aktionen ausführen
- Einheitstarife: Plus 49 $, Premium 149 $ pro Standort (das alte Invoices Plus für 20 $ ist ein Alttarif)
So haben wir bewertet
Alle Preise und Funktionsaussagen stammen von den Preis- und Hilfeseiten der Anbieter selbst, zuletzt geprüft am 31. Juli 2026 (Angaben zu Backbone: Stand 9. Oktober 2026) — inklusive der unbequemen Details wie Kundenlimits, Nutzer-Aufpreisen und Kartengebühren. Wo ein Anbieter etwas nicht dokumentiert, behaupten wir es nicht. Backbone ist unser eigenes Produkt: Wir führen es auf Platz 1 für den Anwendungsfall, für den es gebaut ist (Selbstständige in Deutschland und Österreich) — für ein Unternehmen in den USA passen die US-Tools besser — und nennen seine Schwächen genauso klar wie die der anderen.
Wähle nicht Backbone, wenn …
Backbone steht auf dieser Seite an erster Stelle, und die Seite gehört Backbone (früher Billy). Damit du das einordnen kannst, hier die Fälle, in denen ein anderes Tool die bessere Wahl ist:
- Du stellst heute schon Rechnungen an Behörden (XRechnung)Backbone erzeugt ZUGFeRD-E-Rechnungen, XRechnung (und das österreichische ebInterface) kommt aber erst demnächst. sevDesk, easybill und FastBill liefern XRechnung schon in ihrem günstigsten Tarif, FreeFinance erzeugt in Österreich ebInterface und XRechnung. Wer heute an öffentliche Auftraggeber fakturieren muss, ist dort besser aufgehoben.
- Du willst die Buchhaltung selbst im Tool machenBackbone sammelt Belege, ordnet sie Zahlungen zu und nimmt Kontoauszüge an, macht aber bewusst keine Buchhaltung: keine EÜR, keine GuV, keine Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER oder FinanzOnline. Die Bücher macht deine Steuerberatung mit dem Export. Wer alles aus einer Hand will, nimmt sevDesk, Lexware Office oder in Österreich FreeFinance.
- Dein Steuerbüro besteht auf einem DATEV- oder BMD-ExportBackbone hat keinen. Es liefert ein benanntes ZIP mit Belegen, versendeten Rechnungen, Kontoauszügen und einem CSV-Bericht — oder einen kostenlosen Buchhaltungs-Login. Das öffnet jede Steuerberatung, ersetzt aber keine DATEV-Schnittstelle. Wenn dein Steuerbüro darauf besteht, ist das ein Ausschlusskriterium — sevDesk und Lexware Office sind dafür gebaut.
- Du willst eine native App fürs HandyBackbone ist eine Web-App: Sie läuft im Handy-Browser, und Belege fotografierst du damit direkt hoch — eine native App im App Store gibt es aber nicht (eine Mac-App für den Timer kommt demnächst). sevDesk, Lexware Office, FreshBooks, Wave, Zoho und Square haben eine.
- Du willst dauerhaft nichts bezahlenBackbone hat keinen Gratis-Tarif: Nach 7 Tagen Test (Karte bei Stripe hinterlegt, heute 0,00 €) kostet es ab 19 € im Monat inkl. USt. easybill (50 Belege im Monat) und sevDesk (3 Rechnungen im Monat) haben dauerhaft kostenlose Tarife, in den USA auch Wave und Zoho Invoice.
- Dein Unternehmen sitzt in den USABackbone ist für Deutschland und Österreich gebaut. Es schreibt Rechnungen auch auf Englisch und in USD, GBP oder CHF — für ein deutsches oder österreichisches Unternehmen, das ins Ausland fakturiert. US-Sales-Tax deckt es nicht ab. Für ein US-Unternehmen sind QuickBooks, FreshBooks, Wave, Zoho Invoice oder Square die passenderen Werkzeuge.