Square Invoices Alternativen
Die 5 besten Square-Invoices-Alternativen 2026
Die kurze Antwort: Wer eine Square-Invoices-Alternative sucht, stört sich meist an drei Dingen. Erstens: Der Gratis-Tarif zahlt den höheren Kartensatz — 3,3 % + 30 ¢ pro Kartenzahlung statt 2,9 % + 30 ¢ mit Abo; die Einheitstarife heißen Free (0 $), Plus (49 $) und Premium (149 $) pro Standort, das alte „Invoices Plus" für 20 $ ist ein Alttarif. Zweitens: eine Währung pro Konto — und in Deutschland oder Österreich ist Square gar nicht verfügbar. Drittens: Die KI beantwortet nur Fragen zu deinen Daten und kann keine Aktionen ausführen. Sitzt du in Deutschland oder Österreich und willst Rechnungen per KI und keinen Anteil deiner Umsätze abgeben, ist Backbone (früher Billy; ab 19 €/Monat inkl. USt) unsere Empfehlung — es ist unser eigenes Produkt, und wir sagen unten transparent, wo es gewinnt und wo nicht. Führst du ein Unternehmen in den USA, passen die US-Tools besser.
Fair bleibt: Rechnungen erstellen und versenden ist bei Square wirklich gratis, automatische Zahlungserinnerungen inklusive — und neben Square-POS ist es nahtlos. Dieser Vergleich deckt alle fünf ernsthaften Alternativen ab, mit geprüften Preisen (Stand Juli 2026) und ehrlichen Schwächen.
Alle Alternativen im Überblick
| Backbone | Wave | Zoho Invoice | FreshBooks | QuickBooks | |
|---|---|---|---|---|---|
| Am besten für | KI-Rechnungen ohne Kartengebühren-Bindung (DE/AT) | Gratis-Buchhaltung mit günstigerem Kartensatz | Gratis-Rechnungen ganz ohne Zahlungsgebühren-Modell | Stundenabrechnung mit Zeiterfassung | Komplette US-Buchhaltung mit Steuern und Payroll |
| Dokumente-Limit | Monatskontingent je Tarif; Zahlen noch nicht veröffentlicht | Unbegrenzt — Versand aber nur mit Pro/Zahlungen | 500 Rechnungen/Jahr, 2 Nutzer | Rechnungen unbegrenzt; Lite: max. 5 Kunden | Gratis: 2/Monat; Simple Start: unbegrenzt |
| Preis | ab 19 € / Monat inkl. USt | Gratis; Versand nur mit Pro (19 $) | 0 $ (500 Rechnungen/Jahr) | Lite 23 $ / Monat (5 Kunden) | Simple Start 38 $ / Monat |
| Rechnung per KI-Prompt | JaAssistent Billy, fragt vor dem Senden | Nein | Neinnur im bezahlten Zoho Books | Nein | TeilweiseBeta/Connector, 25 Prompts/Monat |
| Alle Funktionen per KI-Assistent | Jafast alles; auch aus Claude/ChatGPT (MCP) | Neinbewirbt keine KI-Funktionen | NeinZia: Auswertungen & Textvorschläge | Neinbewirbt keine KI-Funktionen | Neinentwirft; versendet nichts von allein |
| Professionelle Vorlagen | Teilweise2 Vorlagen (Basic, Minimal), Logo + Akzentfarbe | Teilweise3 Designs; Schrift ans Design gekoppelt | Jatiefste kostenlose Anpassung im US-Feld | Teilweise3 Designs, nur 2 Schriftarten | TeilweiseStandard & Modernized |
| Live-Vorschau | Jadu schreibst direkt auf der Seite | – | NeinVorschau auf Klick | JaWYSIWYG — du bearbeitest die Rechnung direkt | NeinVorschau nur über Druck/Download |
| Wiederkehrende Rechnungen | Jain jedem Plan | TeilweiseAuto-Versand nur mit Pro/Zahlungen | Ja | Ja | Jaauch in Simple Start |
| Automatischer E-Mail-Versand | JaRechnung per E-Mail; Mahnungen nach Zeitplan ab Studio | TeilweiseErinnerungen nur mit Pro/Zahlungen | JaSerien wahlweise automatisch; Erinnerungen gratis | JaSerien optional automatisch; Erinnerungen alle Tarife | TeilweiseErinnerungen ja; Serienrechnungen landen als Entwurf |
| Buchhaltung | Neinkeine EÜR/UStVA; Export für die Steuerberatung | Jaeinfache Buchhaltung inklusive | Neindafür gibt es Zoho Books (bezahlt) | Teilweisedoppelte Buchführung ab Plus | JaKernstärke |
| E-Rechnung | TeilweiseZUGFeRD; XRechnung demnächst | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD |
Preis- und Funktionsangaben der Wettbewerber laut den Anbietern, geprüft am 2. August 2026, Preise netto. Backbone-Angaben laut back-bone.io, Stand 9. Oktober 2026, Preise inkl. USt. Änderungen vorbehalten.
Backbone
Rechnungen, Belege und Mahnwesen mit KI-Assistent (DE/AT)Backbone ist die Alternative für alle in Deutschland oder Österreich, die keinen Anteil ihrer Umsätze an den Rechnungssteller abgeben wollen: Backbone verdient am Abo (ab 19 € inkl. USt im Monat) statt an deinen Zahlungen — ein Anreiz-Konflikt weniger. Rechnungen lässt du vom KI-Assistenten entwerfen: Er erstellt Rechnungen und Angebote aus einem Satz und führt nach deiner Bestätigung aus. Squares KI beantwortet dagegen nur Fragen zu deinen Daten.
Volle Transparenz, da Backbone unser Produkt ist: Es gibt keine integrierte Zahlungsabwicklung und kein POS — bezahlt wirst du per Überweisung (mit QR-Code) oder deinem eigenen Zahlungsanbieter. Wer den Tresen-Workflow von Square braucht, findet ihn hier nicht, und für Unternehmen in den USA ist Backbone nicht gebaut. Dafür sind Fremdwährungen sowie die Prüfung deutscher und österreichischer Pflichtangaben im selben Konto abgedeckt.
Stärken
- Rechnungen per KI-Assistent entwerfen — Squares KI kann keine Aktionen ausführen
- Kein Anreiz-Konflikt: Backbone verdient am Abo, nicht an deinen Zahlungen
- Fremdwährungen inklusive — bei Square gilt eine Währung pro Konto
- Deutschland und Österreich im selben Konto (Pflichtangaben-Check nach §14 UStG / §11 UStG), Rechnungen auch auf Englisch in USD — Square gibt es dort nicht
- In Minuten eingerichtet, monatlich kündbar; Belege und ZIP fürs Steuerbüro inklusive
Schwächen
- Keine integrierte Zahlungsabwicklung und kein POS — bezahlt wirst du per Überweisung oder eigenem Anbieter
- Keine Buchhaltung und keine US-Steuerfunktionen
- Kein dauerhaft kostenloser Tarif (7 Tage Test mit hinterlegter Karte, heute 0 € fällig)
- Web-App statt nativer Mobile-App; öffentliche API demnächst; Preise in Euro inkl. USt
Wave
Die Gratis-Buchhaltung (USA/Kanada)Wave ist die naheliegende Alternative im selben Modell — gratis, verdient an Zahlungsgebühren —, aber mit günstigerem Kartensatz als Squares Gratis-Tarif: 2,9 % + 0,60 $ pro Kartenzahlung statt 3,3 % + 30 ¢, dazu 1 % ACH mit 1 $ Minimum. Obendrauf gibt es eine einfache Gratis-Buchhaltung, die Square Invoices nicht mitbringt.
Der große Haken: Im Gratis-Tarif kannst du Rechnungen nicht aus Wave heraus versenden — dafür braucht es laut Anbieter Pro (19 $), aktivierte Online-Zahlungen oder Payroll. Wie Square ist Wave nichts für den DACH-Raum: nur USA und Kanada, ausschließlich auf Englisch — laut Anbieter dauerhaft.
Stärken
- Günstigerer Kartensatz als Squares Gratis-Tarif (2,9 % + 0,60 $ statt 3,3 % + 30 ¢)
- Einfache Gratis-Buchhaltung inklusive — die hat Square Invoices nicht
- Rechnungen erstellen unbegrenzt gratis
- Bankzahlungen (ACH) mit nur 1 % Gebühr
Schwächen
- Gratis-Tarif kann Rechnungen nicht aus dem Tool versenden — nur mit Pro (19 $), Online-Zahlungen oder Payroll
- Nur USA und Kanada; Support anderswo eingestellt
- Nur auf Englisch — laut Anbieter dauerhaft
- Kein POS-Ökosystem wie bei Square
Zoho Invoice
Das Gratis-Tool im Zoho-ÖkosystemZoho Invoice ist die Gratis-Alternative ohne Zahlungsgebühren-Geschäftsmodell: Rechnungen erstellen, versenden, wiederkehrende Rechnungen und automatische Zahlungserinnerungen — alles kostenlos, dazu die tiefste kostenlose Vorlagen-Anpassung der fünf US-Tools. Und anders als Square ist es nicht auf bestimmte Länder beschränkt.
Die Grenzen: Abgerechnet wird laut Zoho nur in deiner Basiswährung (das teilt es mit Squares Ein-Währungs-Konto), es gelten 500 Rechnungen pro Jahr und 2 Nutzer (Limits werden laut Zoho jährlich angepasst), und Rechnungen per Prompt erstellt erst das kostenpflichtige Zoho Books — Zoho Invoice ist der Einstieg in ein Ökosystem aus über 50 Apps.
Stärken
- Dauerhaft kostenlos — ohne Zahlungsgebühren-Geschäftsmodell
- Tiefste kostenlose Vorlagen-Anpassung der fünf US-Tools
- Wiederkehrende Rechnungen und automatische Zahlungserinnerungen gratis
- Nicht auf bestimmte Länder beschränkt wie Square
Schwächen
- Nur die eigene Basiswährung — laut Anbieter; hartes Limit für internationale Kunden
- 500 Rechnungen/Jahr und 2 Nutzer (Limits werden laut Zoho jährlich angepasst)
- Rechnung per Prompt nur im bezahlten Zoho Books, nicht in Zoho Invoice
- Keine integrierte Kartenzahlung vor Ort — das ist Squares Terrain
FreshBooks
Der Freelancer-KlassikerFreshBooks ist der Wechsel vom Kassen- zum Dienstleister-Workflow: ausgereifte Zeiterfassung und Projektabrechnung, automatische Zahlungserinnerungen in allen Tarifen und Rechnungen in 16 Sprachen — darunter Deutsch (nur der Dokumenttext). Wer nach Stunden statt am Tresen abrechnet, ist hier besser aufgehoben als bei Square.
Dafür gibt es Limits statt Kartengebühren: Lite (23 $) erlaubt nur 5 abrechenbare Kunden — archivierte zählen mit —, Plus (43 $) 50, unbegrenzt erst Premium (70 $). Jedes zusätzliche Teammitglied kostet 11 $ pro Monat, und KI-Funktionen bewirbt FreshBooks keine.
Stärken
- Ausgereifte Zeiterfassung und Projektabrechnung
- Automatische Zahlungserinnerungen in allen Tarifen
- Rechnungen in 16 Sprachen, darunter Deutsch (nur Dokumenttext)
- Native Apps für iOS und Android
Schwächen
- Lite (23 $) erlaubt nur 5 abrechenbare Kunden — archivierte zählen mit
- Jedes zusätzliche Teammitglied kostet 11 $ pro Monat
- Bewirbt überhaupt keine KI-Funktionen
- Nur 3 Rechnungsdesigns und 2 Schriftarten; ohne Anbieter-Branding erst ab Premium (70 $)
QuickBooks
Das Buchhaltungs-SchwergewichtQuickBooks ist die Alternative, wenn aus dem Square-Konto ein richtiges Unternehmen mit Buchhaltungsbedarf geworden ist: Bankabgleich, Steuerkategorien, Payroll-Anbindung und das größte Ökosystem der US-Buchhaltung. Rechnungen aus einem Prompt gibt es als Beta bzw. über einen Connector, gedeckelt auf 25 Prompts im Monat.
Der Preis: Simple Start kostet 38 $ im Monat, Essentials 75 $, Plus 115 $ — und Intuit hat für Verlängerungen ab August 2026 Preisänderungen angekündigt, ohne Beträge zu nennen. Fremdwährungen gibt es erst ab Essentials, Deutsch gehört nicht zu den sechs Sprachen.
Stärken
- Vollständige US-Buchhaltung: Bankabgleich, Steuerkategorien, Payroll-Anbindung
- Riesiges Ökosystem — der Standard der US-Buchhaltung
- Prompt-Rechnungen immerhin vorhanden (Beta/Connector, 25 Prompts/Monat)
- Automatische Zahlungserinnerungen (bis zu 3) in allen Tarifen
Schwächen
- Ab 38 $/Monat; Essentials 75 $, Plus 115 $ — Preisänderungen ab August 2026 angekündigt
- KI-Rechnung per Prompt nur als Beta/Connector mit 25 Prompts pro Monat
- Fremdwährungen erst ab Essentials (75 $)
- Sechs Sprachen, Deutsch nicht darunter; keine §14-UStG-Konformität
So haben wir bewertet
Alle Preise und Funktionsaussagen stammen von den Preis- und Hilfeseiten der Anbieter selbst, zuletzt geprüft am 31. Juli 2026 (Angaben zu Backbone: Stand 9. Oktober 2026) — inklusive der unbequemen Details wie Kartensätzen je Tarif, Alttarifen und Kundenlimits. Wo ein Anbieter etwas nicht dokumentiert, behaupten wir es nicht. Backbone ist unser eigenes Produkt: Wir führen es auf Platz 1 für den Anwendungsfall, für den es gebaut ist (Selbstständige in Deutschland und Österreich) — für ein Unternehmen in den USA passen die US-Tools besser — und nennen seine Schwächen genauso klar wie die der anderen.
Wähle nicht Backbone, wenn …
Backbone steht auf dieser Seite an erster Stelle, und die Seite gehört Backbone (früher Billy). Damit du das einordnen kannst, hier die Fälle, in denen ein anderes Tool die bessere Wahl ist:
- Du stellst heute schon Rechnungen an Behörden (XRechnung)Backbone erzeugt ZUGFeRD-E-Rechnungen, XRechnung (und das österreichische ebInterface) kommt aber erst demnächst. sevDesk, easybill und FastBill liefern XRechnung schon in ihrem günstigsten Tarif, FreeFinance erzeugt in Österreich ebInterface und XRechnung. Wer heute an öffentliche Auftraggeber fakturieren muss, ist dort besser aufgehoben.
- Du willst die Buchhaltung selbst im Tool machenBackbone sammelt Belege, ordnet sie Zahlungen zu und nimmt Kontoauszüge an, macht aber bewusst keine Buchhaltung: keine EÜR, keine GuV, keine Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER oder FinanzOnline. Die Bücher macht deine Steuerberatung mit dem Export. Wer alles aus einer Hand will, nimmt sevDesk, Lexware Office oder in Österreich FreeFinance.
- Dein Steuerbüro besteht auf einem DATEV- oder BMD-ExportBackbone hat keinen. Es liefert ein benanntes ZIP mit Belegen, versendeten Rechnungen, Kontoauszügen und einem CSV-Bericht — oder einen kostenlosen Buchhaltungs-Login. Das öffnet jede Steuerberatung, ersetzt aber keine DATEV-Schnittstelle. Wenn dein Steuerbüro darauf besteht, ist das ein Ausschlusskriterium — sevDesk und Lexware Office sind dafür gebaut.
- Du willst eine native App fürs HandyBackbone ist eine Web-App: Sie läuft im Handy-Browser, und Belege fotografierst du damit direkt hoch — eine native App im App Store gibt es aber nicht (eine Mac-App für den Timer kommt demnächst). sevDesk, Lexware Office, FreshBooks, Wave, Zoho und Square haben eine.
- Du willst dauerhaft nichts bezahlenBackbone hat keinen Gratis-Tarif: Nach 7 Tagen Test (Karte bei Stripe hinterlegt, heute 0,00 €) kostet es ab 19 € im Monat inkl. USt. easybill (50 Belege im Monat) und sevDesk (3 Rechnungen im Monat) haben dauerhaft kostenlose Tarife, in den USA auch Wave und Zoho Invoice.
- Dein Unternehmen sitzt in den USABackbone ist für Deutschland und Österreich gebaut. Es schreibt Rechnungen auch auf Englisch und in USD, GBP oder CHF — für ein deutsches oder österreichisches Unternehmen, das ins Ausland fakturiert. US-Sales-Tax deckt es nicht ab. Für ein US-Unternehmen sind QuickBooks, FreshBooks, Wave, Zoho Invoice oder Square die passenderen Werkzeuge.