QuickBooks Alternativen
Die 5 besten QuickBooks-Alternativen 2026
Die kurze Antwort: Die beste QuickBooks-Alternative hängt davon ab, warum du wechseln willst. Die zwei häufigsten Gründe sind der Preis — Simple Start kostet 38 $ im Monat, die höheren Tarife 75 $ und 115 $, und Intuit hat für Verlängerungen ab August 2026 weitere Preisänderungen angekündigt, ohne Beträge zu nennen — und die Komplexität eines vollen Buchhaltungssystems. Sitzt du in Deutschland oder Österreich und willst vor allem schneller Rechnungen schreiben und bezahlt werden, ist Backbone (früher Billy; ab 19 €/Monat inkl. USt) unsere Empfehlung — es ist unser eigenes Produkt, und wir erklären unten transparent, wo es gewinnt und wo nicht. Führst du ein Unternehmen in den USA, passen die US-Tools besser.
Fair ist auch: QuickBooks kann inzwischen Rechnungen aus einem Prompt entwerfen — allerdings als Beta bzw. über einen Connector und mit 25 Prompts im Monat. Dieser Vergleich deckt alle fünf ernsthaften Alternativen ab, mit geprüften Preisen (Stand Juli 2026), ehrlichen Schwächen und einem klaren „am besten für" je Tool.
Alle Alternativen im Überblick
| Backbone | FreshBooks | Zoho Invoice | Wave | Square Invoices | |
|---|---|---|---|---|---|
| Am besten für | Selbstständige in DE/AT mit US-Kunden: KI-Rechnungen, USD/Englisch | Stundenabrechnung mit Zeiterfassung | Gratis-Rechnungen mit tiefer Anpassung | Einfache Gratis-Buchhaltung in USA/Kanada | Ladengeschäfte, die schon Square-POS nutzen |
| Dokumente-Limit | Monatskontingent je Tarif; Zahlen noch nicht veröffentlicht | Rechnungen unbegrenzt; Lite: max. 5 Kunden | 500 Rechnungen/Jahr, 2 Nutzer | Unbegrenzt — Versand aber nur mit Pro/Zahlungen | Unbegrenzt (auch gratis) |
| Preis | ab 19 € / Monat inkl. USt | Lite 23 $ / Monat (5 Kunden) | 0 $ (500 Rechnungen/Jahr) | Gratis; Versand nur mit Pro (19 $) | Gratis; Karten 3,3 % + 30 ¢ |
| Rechnung per KI-Prompt | JaAssistent Billy, fragt vor dem Senden | Nein | Neinnur im bezahlten Zoho Books | Nein | Nein |
| Alle Funktionen per KI-Assistent | Jafast alles; auch aus Claude/ChatGPT (MCP) | Neinbewirbt keine KI-Funktionen | NeinZia: Auswertungen & Textvorschläge | Neinbewirbt keine KI-Funktionen | NeinKI beantwortet nur Fragen, keine Aktionen |
| Professionelle Vorlagen | Teilweise2 Vorlagen (Basic, Minimal), Logo + Akzentfarbe | Teilweise3 Designs, nur 2 Schriftarten | Jatiefste kostenlose Anpassung im US-Feld | Teilweise3 Designs; Schrift ans Design gekoppelt | Teilweise3 Layouts |
| Live-Vorschau | Jadu schreibst direkt auf der Seite | JaWYSIWYG — du bearbeitest die Rechnung direkt | NeinVorschau auf Klick | – | NeinVorschau auf Klick |
| Wiederkehrende Rechnungen | Jain jedem Plan | Ja | Ja | TeilweiseAuto-Versand nur mit Pro/Zahlungen | Ja |
| Automatischer E-Mail-Versand | JaRechnung per E-Mail; Mahnungen nach Zeitplan ab Studio | JaSerien optional automatisch; Erinnerungen alle Tarife | JaSerien wahlweise automatisch; Erinnerungen gratis | TeilweiseErinnerungen nur mit Pro/Zahlungen | JaSerien werden nach Zeitplan versendet |
| Buchhaltung | Neinkeine EÜR/UStVA; Export für die Steuerberatung | Teilweisedoppelte Buchführung ab Plus | Neindafür gibt es Zoho Books (bezahlt) | Jaeinfache Buchhaltung inklusive | Nein |
| E-Rechnung | TeilweiseZUGFeRD; XRechnung demnächst | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD |
Preis- und Funktionsangaben der Wettbewerber laut den Anbietern, geprüft am 2. August 2026, Preise netto. Backbone-Angaben laut back-bone.io, Stand 9. Oktober 2026, Preise inkl. USt. Änderungen vorbehalten.
Backbone
Rechnungen, Belege und Mahnwesen mit KI-Assistent (DE/AT)Backbone ist die Alternative für alle in Deutschland oder Österreich, die QuickBooks eigentlich nur fürs Rechnungsschreiben nutzen — und weder ein Buchhaltungsstudium noch 38 $ im Monat dafür wollen. Der KI-Assistent entwirft Rechnungen und Angebote aus einem Satz und führt nach deiner Bestätigung aus. Bei QuickBooks ist Prompt-zu-Rechnung eine Beta bzw. ein Connector mit 25 Prompts pro Monat. Dazu kommen Mahnwesen mit Zinsen, Belege, Zeiterfassung und ein ZIP fürs Steuerbüro.
Volle Transparenz, da Backbone unser Produkt ist: Es ist KEINE Buchhaltungssoftware und für US-Unternehmen nicht gebaut. US-Steuern (Sales Tax), Bankabgleich und Payroll bleiben QuickBooks-Terrain, und eine integrierte Zahlungsabwicklung gibt es nicht — bezahlt wirst du per Überweisung (mit QR-Code) oder deinem eigenen Zahlungsanbieter. Dafür prüft Backbone deutsche und österreichische Pflichtangaben beim Schreiben, und Rechnungen gehen auch auf Englisch und in USD.
Stärken
- Rechnungen per KI-Assistent entwerfen; Versand erst nach deiner Bestätigung
- Die KI führt nach deiner Bestätigung aus (versenden, aktualisieren) statt nur zu entwerfen
- Deutschland und Österreich im selben Konto (Pflichtangaben-Check nach §14 UStG / §11 UStG), Rechnungen auch auf Englisch in USD
- Festpreis ab 19 € inkl. USt — keine Gebühr pro Zahlung, monatlich kündbar
- In Minuten eingerichtet — kein Kontenrahmen, keine Buchhaltungsbegriffe
Schwächen
- Keine Buchhaltung, keine US-Steuerfunktionen (keine Sales Tax), kein DATEV-/BMD-Export — für US-Unternehmen nicht gebaut
- Keine integrierte Zahlungsabwicklung: bezahlt wirst du per Überweisung oder eigenem Anbieter
- Kein dauerhaft kostenloser Tarif (7 Tage Test mit hinterlegter Karte, heute 0 € fällig)
- Web-App statt nativer Mobile-App; öffentliche API demnächst; Preise in Euro inkl. USt
FreshBooks
Der Freelancer-KlassikerFreshBooks ist die naheliegende QuickBooks-Alternative für Freelancer, die nach Stunden abrechnen: Zeiterfassung und Projektabrechnung sind ausgereift, automatische Zahlungserinnerungen gibt es in allen Tarifen, und Rechnungen lassen sich in 16 Sprachen ausstellen — darunter Deutsch, wobei nur der Dokumenttext übersetzt wird.
Die Haken sind die Limits: Der Lite-Tarif (23 $) erlaubt nur 5 abrechenbare Kunden — und archivierte Kunden zählen weiter mit. Plus (43 $) hebt das auf 50, unbegrenzt wird es erst mit Premium (70 $). Jedes zusätzliche Teammitglied kostet 11 $ pro Monat, und KI-Funktionen bewirbt FreshBooks überhaupt keine.
Stärken
- Ausgereifte Zeiterfassung und Projektabrechnung
- Automatische Zahlungserinnerungen in allen Tarifen
- Rechnungen in 16 Sprachen, darunter Deutsch (nur Dokumenttext)
- Native Apps für iOS und Android
Schwächen
- Lite (23 $) erlaubt nur 5 abrechenbare Kunden — archivierte zählen mit
- Jedes zusätzliche Teammitglied kostet 11 $ pro Monat
- Bewirbt überhaupt keine KI-Funktionen
- Nur 3 Rechnungsdesigns und 2 Schriftarten; ohne Anbieter-Branding erst ab Premium (70 $)
Zoho Invoice
Das Gratis-Tool im Zoho-ÖkosystemWer QuickBooks vor allem wegen des Preises verlassen will, sollte Zoho Invoice ansehen: komplett kostenlos und für ein Gratis-Tool bemerkenswert vollständig — mit der tiefsten kostenlosen Vorlagen-Anpassung der fünf US-Tools, wiederkehrenden Rechnungen und automatischen Zahlungserinnerungen inklusive.
Die Grenzen: Laut Zoho rechnest du nur in deiner eigenen Basiswährung ab — ein hartes Limit für grenzüberschreitende Arbeit. Es gelten 500 Rechnungen pro Jahr und 2 Nutzer (Zoho passt die Limits laut eigener Doku jährlich an), und Rechnungen aus einem Prompt erstellt erst das kostenpflichtige Zoho Books. Gratis ist es als Einstieg in ein Ökosystem aus über 50 Apps.
Stärken
- Dauerhaft kostenlos — bemerkenswert vollständig für ein Gratis-Tool
- Tiefste kostenlose Vorlagen-Anpassung der fünf US-Tools
- Wiederkehrende Rechnungen und automatische Zahlungserinnerungen gratis
- Sinnvoll für alle, die ohnehin Zoho CRM oder Books nutzen
Schwächen
- Nur die eigene Basiswährung — laut Anbieter; hartes Limit für internationale Kunden
- 500 Rechnungen/Jahr und 2 Nutzer (Limits werden laut Zoho jährlich angepasst)
- Rechnung per Prompt nur im bezahlten Zoho Books, nicht in Zoho Invoice
- Gratis als Einstieg ins Zoho-Ökosystem — der Upsell-Pfad ist eingebaut
Wave
Die Gratis-Buchhaltung (USA/Kanada)Wave ist die Gratis-Antwort auf QuickBooks für einfache Fälle: unbegrenzt Rechnungen erstellen und eine simple Buchhaltung inklusive, bezahlt über Zahlungsabwicklungsgebühren (2,9 % + 0,60 $ pro Kartenzahlung, 1 % ACH mit 1 $ Minimum) und den Pro-Tarif für 19 $ im Monat.
Zwei Dinge vorher wissen: Im Gratis-Tarif kannst du Rechnungen nicht aus Wave heraus versenden — dafür braucht es laut Anbieter Pro, aktivierte Online-Zahlungen oder Payroll. Und Wave bedient nur die USA und Kanada, ausschließlich auf Englisch — laut Anbieter dauerhaft. Der Pro-„Rabatt" senkt die Prozentsätze übrigens nicht: Er erlässt nur die 0,60 $ Fixgebühr der ersten zehn Zahlungen im Monat.
Stärken
- Rechnungen erstellen ist wirklich unbegrenzt gratis
- Einfache Gratis-Buchhaltung inklusive
- Eigenes Logo und eigene Farbe auf Rechnungen
- Bankzahlungen (ACH) mit nur 1 % Gebühr
Schwächen
- Gratis-Tarif kann Rechnungen nicht aus dem Tool versenden — nur mit Pro (19 $), Online-Zahlungen oder Payroll
- Nur USA und Kanada; Support anderswo eingestellt
- Nur auf Englisch — laut Anbieter dauerhaft
- Kartengebühren 2,9 % + 0,60 $; Pro erlässt nur die 0,60 $ der ersten 10 Zahlungen/Monat
Square Invoices
Rechnungen im ZahlungsökosystemSquare Invoices ist die QuickBooks-Alternative für alle, die ohnehin im Square-Ökosystem stecken: Rechnungen erstellen und versenden ist gratis, automatische Zahlungserinnerungen inklusive, und bezahlt wird direkt über die Rechnung — nahtlos neben Terminal und Kasse.
Das Geschäftsmodell sind die Kartengebühren, und im Gratis-Tarif gilt sogar der höhere Satz: 3,3 % + 30 ¢ pro Kartenzahlung gegenüber 2,9 % + 30 ¢ mit bezahltem Tarif. Square hat auf Einheitstarife umgestellt — Free 0 $, Plus 49 $, Premium 149 $ pro Standort; das alte „Invoices Plus" für 20 $ ist ein Alttarif. Dazu kommen eine Währung pro Konto, keine Verfügbarkeit in Deutschland oder Österreich, und eine KI, die nur Fragen beantwortet und keine Aktionen ausführen kann.
Stärken
- Rechnungen erstellen und versenden gratis, automatische Zahlungserinnerungen inklusive
- Nahtlos für alle, die schon Square-POS oder -Terminals nutzen
- Eigenes Logo und eigene Farbe auch im Gratis-Tarif
- Bezahlung direkt über die Rechnung (Karte; ACH 1 %)
Schwächen
- Gratis-Tarif zahlt den höheren Kartensatz: 3,3 % + 30 ¢ statt 2,9 % + 30 ¢ mit Abo
- Nicht in Deutschland oder Österreich verfügbar; eine Währung pro Konto
- Die KI beantwortet nur Fragen zu deinen Daten und kann keine Aktionen ausführen
- Einheitstarife: Plus 49 $, Premium 149 $ pro Standort (das alte Invoices Plus für 20 $ ist ein Alttarif)
So haben wir bewertet
Alle Preise und Funktionsaussagen stammen von den Preis- und Hilfeseiten der Anbieter selbst, zuletzt geprüft am 31. Juli 2026 (Angaben zu Backbone: Stand 9. Oktober 2026) — inklusive der unbequemen Details wie Kundenlimits, Prompt-Kontingenten und Kartengebühren. Wo ein Anbieter etwas nicht dokumentiert, behaupten wir es nicht. Backbone ist unser eigenes Produkt: Wir führen es auf Platz 1 für den Anwendungsfall, für den es gebaut ist (Selbstständige in Deutschland und Österreich) — für ein Unternehmen in den USA passen die US-Tools besser — und nennen seine Schwächen genauso klar wie die der anderen.
Wähle nicht Backbone, wenn …
Backbone steht auf dieser Seite an erster Stelle, und die Seite gehört Backbone (früher Billy). Damit du das einordnen kannst, hier die Fälle, in denen ein anderes Tool die bessere Wahl ist:
- Du stellst heute schon Rechnungen an Behörden (XRechnung)Backbone erzeugt ZUGFeRD-E-Rechnungen, XRechnung (und das österreichische ebInterface) kommt aber erst demnächst. sevDesk, easybill und FastBill liefern XRechnung schon in ihrem günstigsten Tarif, FreeFinance erzeugt in Österreich ebInterface und XRechnung. Wer heute an öffentliche Auftraggeber fakturieren muss, ist dort besser aufgehoben.
- Du willst die Buchhaltung selbst im Tool machenBackbone sammelt Belege, ordnet sie Zahlungen zu und nimmt Kontoauszüge an, macht aber bewusst keine Buchhaltung: keine EÜR, keine GuV, keine Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER oder FinanzOnline. Die Bücher macht deine Steuerberatung mit dem Export. Wer alles aus einer Hand will, nimmt sevDesk, Lexware Office oder in Österreich FreeFinance.
- Dein Steuerbüro besteht auf einem DATEV- oder BMD-ExportBackbone hat keinen. Es liefert ein benanntes ZIP mit Belegen, versendeten Rechnungen, Kontoauszügen und einem CSV-Bericht — oder einen kostenlosen Buchhaltungs-Login. Das öffnet jede Steuerberatung, ersetzt aber keine DATEV-Schnittstelle. Wenn dein Steuerbüro darauf besteht, ist das ein Ausschlusskriterium — sevDesk und Lexware Office sind dafür gebaut.
- Du willst eine native App fürs HandyBackbone ist eine Web-App: Sie läuft im Handy-Browser, und Belege fotografierst du damit direkt hoch — eine native App im App Store gibt es aber nicht (eine Mac-App für den Timer kommt demnächst). sevDesk, Lexware Office, FreshBooks, Wave, Zoho und Square haben eine.
- Du willst dauerhaft nichts bezahlenBackbone hat keinen Gratis-Tarif: Nach 7 Tagen Test (Karte bei Stripe hinterlegt, heute 0,00 €) kostet es ab 19 € im Monat inkl. USt. easybill (50 Belege im Monat) und sevDesk (3 Rechnungen im Monat) haben dauerhaft kostenlose Tarife, in den USA auch Wave und Zoho Invoice.
- Dein Unternehmen sitzt in den USABackbone ist für Deutschland und Österreich gebaut. Es schreibt Rechnungen auch auf Englisch und in USD, GBP oder CHF — für ein deutsches oder österreichisches Unternehmen, das ins Ausland fakturiert. US-Sales-Tax deckt es nicht ab. Für ein US-Unternehmen sind QuickBooks, FreshBooks, Wave, Zoho Invoice oder Square die passenderen Werkzeuge.