QuickBooks Alternativen
Die 5 besten QuickBooks-Alternativen 2026
Die kurze Antwort: Die beste QuickBooks-Alternative hängt davon ab, warum du wechseln willst. Die zwei häufigsten Gründe sind der Preis — Simple Start kostet 38 $ im Monat, die höheren Tarife 75 $ und 115 $, und Intuit hat für Verlängerungen ab August 2026 weitere Preisänderungen angekündigt, ohne Beträge zu nennen — und die Komplexität eines vollen Buchhaltungssystems. Willst du vor allem schneller Rechnungen schreiben und bezahlt werden, ist Billy (ab 9 €/Monat) unsere Empfehlung — es ist unser eigenes Produkt, und wir erklären unten transparent, wo es gewinnt und wo nicht.
Fair ist auch: QuickBooks kann inzwischen Rechnungen aus einem Prompt entwerfen — allerdings als Beta bzw. über einen Connector und mit 25 Prompts im Monat. Dieser Vergleich deckt alle fünf ernsthaften Alternativen ab, mit geprüften Preisen (Stand Juli 2026), ehrlichen Schwächen und einem klaren „am besten für" je Tool.
Alle Alternativen im Überblick
| Billy | FreshBooks | Zoho Invoice | Wave | Square Invoices | |
|---|---|---|---|---|---|
| Am besten für | Rechnungen per KI-Prompt & DE/AT/US-Konformität | Stundenabrechnung mit Zeiterfassung | Gratis-Rechnungen mit tiefer Anpassung | Einfache Gratis-Buchhaltung in USA/Kanada | Ladengeschäfte, die schon Square-POS nutzen |
| Dokumente-Limit | ab 50/Monat; unbegrenzt im Pro-Tarif | Rechnungen unbegrenzt; Lite: max. 5 Kunden | 500 Rechnungen/Jahr, 2 Nutzer | Unbegrenzt — Versand aber nur mit Pro/Zahlungen | Unbegrenzt (auch gratis) |
| Preis | ab 9 € / Monat | Lite 23 $ / Monat (5 Kunden) | 0 $ (500 Rechnungen/Jahr) | Gratis; Versand nur mit Pro (19 $) | Gratis; Karten 3,3 % + 30 ¢ |
| Rechnung per KI-Prompt | JaKernfunktion | Nein | Neinnur im bezahlten Zoho Books | Nein | Nein |
| Alle Funktionen per KI-Assistent | JaAssistent erreicht alle Funktionen | Neinbewirbt keine KI-Funktionen | NeinZia: Auswertungen & Textvorschläge | Neinbewirbt keine KI-Funktionen | NeinKI beantwortet nur Fragen, keine Aktionen |
| Professionelle Vorlagen | Jadesignte Vorlagen | Teilweise3 Designs, nur 2 Schriftarten | Jatiefste kostenlose Anpassung im US-Feld | Teilweise3 Designs; Schrift ans Design gekoppelt | Teilweise3 Layouts |
| Live-Vorschau | Ja | JaWYSIWYG — du bearbeitest die Rechnung direkt | NeinVorschau auf Klick | – | NeinVorschau auf Klick |
| Wiederkehrende Rechnungen | Japer Zuruf eingerichtet | Ja | Ja | TeilweiseAuto-Versand nur mit Pro/Zahlungen | Ja |
| Automatischer E-Mail-Versand | JaRechnungen & Mahnungen, ab dem ersten Tarif | JaSerien optional automatisch; Erinnerungen alle Tarife | JaSerien wahlweise automatisch; Erinnerungen gratis | TeilweiseErinnerungen nur mit Pro/Zahlungen | JaSerien werden nach Zeitplan versendet |
| Buchhaltung | Neinbewusst nicht | Teilweisedoppelte Buchführung ab Plus | Neindafür gibt es Zoho Books (bezahlt) | Jaeinfache Buchhaltung inklusive | Nein |
| E-Rechnung | NeinPDF-Rechnungen | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD | Neinkein XRechnung/ZUGFeRD |
Alle Preis- und Funktionsangaben laut den Anbietern, geprüft am 2. August 2026. Preise netto, Änderungen vorbehalten.
Billy
Das KI-RechnungsprogrammBilly ist die Alternative für alle, die QuickBooks eigentlich nur fürs Rechnungsschreiben nutzen — und weder ein Buchhaltungsstudium noch 38 $ im Monat dafür wollen. Der KI-Assistent erstellt Rechnungen, Angebote und Mahnungen aus einem Satz und führt nach deiner Bestätigung aus. Bei QuickBooks ist Prompt-zu-Rechnung eine Beta bzw. ein Connector mit 25 Prompts pro Monat; bei Billy ist genau das die ausgereifte Kernfunktion — ohne Kontingent.
Volle Transparenz, da Billy unser Produkt ist: Es ist bewusst KEINE Buchhaltungssoftware. US-Steuern, Bankabgleich und Payroll bleiben QuickBooks-Terrain, und eine integrierte Zahlungsabwicklung gibt es nicht — bezahlt wirst du per Überweisung oder deinem eigenen Zahlungsanbieter. Dafür sind deutsche, österreichische und US-Rechnungen im selben Konto korrekt.
Stärken
- Rechnung per KI-Prompt als ausgereifte Kernfunktion — ohne Prompt-Limit
- Die KI führt nach deiner Bestätigung aus (versenden, aktualisieren) statt nur zu entwerfen
- Deutschland, Österreich und USA konform im selben Konto (§14 UStG / §11 öUStG)
- Festpreis ab 9 € — keine Gebühr pro Zahlung, monatlich kündbar
- In Minuten eingerichtet — kein Kontenrahmen, keine Buchhaltungsbegriffe
Schwächen
- Keine Buchhaltung und keine US-Steuerfunktionen — bewusst nicht
- Keine integrierte Zahlungsabwicklung: bezahlt wirst du per Überweisung oder eigenem Anbieter
- Kein dauerhaft kostenloser Tarif (7 Tage Testphase ohne Kreditkarte)
- Web-App statt nativer Mobile-App; Preise in Euro
FreshBooks
Der Freelancer-KlassikerFreshBooks ist die naheliegende QuickBooks-Alternative für Freelancer, die nach Stunden abrechnen: Zeiterfassung und Projektabrechnung sind ausgereift, automatische Zahlungserinnerungen gibt es in allen Tarifen, und Rechnungen lassen sich in 16 Sprachen ausstellen — darunter Deutsch, wobei nur der Dokumenttext übersetzt wird.
Die Haken sind die Limits: Der Lite-Tarif (23 $) erlaubt nur 5 abrechenbare Kunden — und archivierte Kunden zählen weiter mit. Plus (43 $) hebt das auf 50, unbegrenzt wird es erst mit Premium (70 $). Jedes zusätzliche Teammitglied kostet 11 $ pro Monat, und KI-Funktionen bewirbt FreshBooks überhaupt keine.
Stärken
- Ausgereifte Zeiterfassung und Projektabrechnung
- Automatische Zahlungserinnerungen in allen Tarifen
- Rechnungen in 16 Sprachen, darunter Deutsch (nur Dokumenttext)
- Native Apps für iOS und Android
Schwächen
- Lite (23 $) erlaubt nur 5 abrechenbare Kunden — archivierte zählen mit
- Jedes zusätzliche Teammitglied kostet 11 $ pro Monat
- Bewirbt überhaupt keine KI-Funktionen
- Nur 3 Rechnungsdesigns und 2 Schriftarten; ohne Anbieter-Branding erst ab Premium (70 $)
Zoho Invoice
Das Gratis-Tool im Zoho-ÖkosystemWer QuickBooks vor allem wegen des Preises verlassen will, sollte Zoho Invoice ansehen: komplett kostenlos und für ein Gratis-Tool bemerkenswert vollständig — mit der tiefsten kostenlosen Vorlagen-Anpassung der fünf US-Tools, wiederkehrenden Rechnungen und automatischen Zahlungserinnerungen inklusive.
Die Grenzen: Laut Zoho rechnest du nur in deiner eigenen Basiswährung ab — ein hartes Limit für grenzüberschreitende Arbeit. Es gelten 500 Rechnungen pro Jahr und 2 Nutzer (Zoho passt die Limits laut eigener Doku jährlich an), und Rechnungen aus einem Prompt erstellt erst das kostenpflichtige Zoho Books. Gratis ist es als Einstieg in ein Ökosystem aus über 50 Apps.
Stärken
- Dauerhaft kostenlos — bemerkenswert vollständig für ein Gratis-Tool
- Tiefste kostenlose Vorlagen-Anpassung der fünf US-Tools
- Wiederkehrende Rechnungen und automatische Zahlungserinnerungen gratis
- Sinnvoll für alle, die ohnehin Zoho CRM oder Books nutzen
Schwächen
- Nur die eigene Basiswährung — laut Anbieter; hartes Limit für internationale Kunden
- 500 Rechnungen/Jahr und 2 Nutzer (Limits werden laut Zoho jährlich angepasst)
- Rechnung per Prompt nur im bezahlten Zoho Books, nicht in Zoho Invoice
- Gratis als Einstieg ins Zoho-Ökosystem — der Upsell-Pfad ist eingebaut
Wave
Die Gratis-Buchhaltung (USA/Kanada)Wave ist die Gratis-Antwort auf QuickBooks für einfache Fälle: unbegrenzt Rechnungen erstellen und eine simple Buchhaltung inklusive, bezahlt über Zahlungsabwicklungsgebühren (2,9 % + 0,60 $ pro Kartenzahlung, 1 % ACH mit 1 $ Minimum) und den Pro-Tarif für 19 $ im Monat.
Zwei Dinge vorher wissen: Im Gratis-Tarif kannst du Rechnungen nicht aus Wave heraus versenden — dafür braucht es laut Anbieter Pro, aktivierte Online-Zahlungen oder Payroll. Und Wave bedient nur die USA und Kanada, ausschließlich auf Englisch — laut Anbieter dauerhaft. Der Pro-„Rabatt" senkt die Prozentsätze übrigens nicht: Er erlässt nur die 0,60 $ Fixgebühr der ersten zehn Zahlungen im Monat.
Stärken
- Rechnungen erstellen ist wirklich unbegrenzt gratis
- Einfache Gratis-Buchhaltung inklusive
- Eigenes Logo und eigene Farbe auf Rechnungen
- Bankzahlungen (ACH) mit nur 1 % Gebühr
Schwächen
- Gratis-Tarif kann Rechnungen nicht aus dem Tool versenden — nur mit Pro (19 $), Online-Zahlungen oder Payroll
- Nur USA und Kanada; Support anderswo eingestellt
- Nur auf Englisch — laut Anbieter dauerhaft
- Kartengebühren 2,9 % + 0,60 $; Pro erlässt nur die 0,60 $ der ersten 10 Zahlungen/Monat
Square Invoices
Rechnungen im ZahlungsökosystemSquare Invoices ist die QuickBooks-Alternative für alle, die ohnehin im Square-Ökosystem stecken: Rechnungen erstellen und versenden ist gratis, automatische Zahlungserinnerungen inklusive, und bezahlt wird direkt über die Rechnung — nahtlos neben Terminal und Kasse.
Das Geschäftsmodell sind die Kartengebühren, und im Gratis-Tarif gilt sogar der höhere Satz: 3,3 % + 30 ¢ pro Kartenzahlung gegenüber 2,9 % + 30 ¢ mit bezahltem Tarif. Square hat auf Einheitstarife umgestellt — Free 0 $, Plus 49 $, Premium 149 $ pro Standort; das alte „Invoices Plus" für 20 $ ist ein Alttarif. Dazu kommen eine Währung pro Konto, keine Verfügbarkeit in Deutschland oder Österreich, und eine KI, die nur Fragen beantwortet und keine Aktionen ausführen kann.
Stärken
- Rechnungen erstellen und versenden gratis, automatische Zahlungserinnerungen inklusive
- Nahtlos für alle, die schon Square-POS oder -Terminals nutzen
- Eigenes Logo und eigene Farbe auch im Gratis-Tarif
- Bezahlung direkt über die Rechnung (Karte; ACH 1 %)
Schwächen
- Gratis-Tarif zahlt den höheren Kartensatz: 3,3 % + 30 ¢ statt 2,9 % + 30 ¢ mit Abo
- Nicht in Deutschland oder Österreich verfügbar; eine Währung pro Konto
- Die KI beantwortet nur Fragen zu deinen Daten und kann keine Aktionen ausführen
- Einheitstarife: Plus 49 $, Premium 149 $ pro Standort (das alte Invoices Plus für 20 $ ist ein Alttarif)
So haben wir bewertet
Alle Preise und Funktionsaussagen stammen von den Preis- und Hilfeseiten der Anbieter selbst, zuletzt geprüft am 31. Juli 2026 — inklusive der unbequemen Details wie Kundenlimits, Prompt-Kontingenten und Kartengebühren. Wo ein Anbieter etwas nicht dokumentiert, behaupten wir es nicht. Billy ist unser eigenes Produkt: Wir führen es auf Platz 1 für den Anwendungsfall, für den es gebaut ist, und nennen seine Schwächen genauso klar wie die der anderen.