kalkül Alternativen
Die 5 besten kalkül-Alternativen 2026
Die kurze Antwort: kalkül ist ein ehrlich gutes Gratis-Tool — die Kernfunktionen sind dauerhaft kostenlos. Wer eine Alternative sucht, sucht meist eines von drei Dingen: Automatisierung (kalkül hat keine KI-Funktionen, Mahnungen verschickst du manuell), Design-Freiheit (Farben und Layout sind zahlenden Unterstützern vorbehalten) oder Deutschland-Abdeckung (kalkül konzentriert sich ausdrücklich auf Österreich). Für Automatisierung ist Backbone (früher Billy; ab 19 €/Monat inkl. USt) unsere Empfehlung — es ist unser eigenes Produkt, und wir erklären unten transparent, wo es gewinnt und wo nicht.
Dieser Vergleich deckt alle fünf ernsthaften Optionen ab — mit geprüften Preisen (Stand Juli 2026), ehrlichen Schwächen und einem klaren „am besten für" je Tool.
Alle Alternativen im Überblick
| Backbone | ProSaldo.net | FreeFinance | sevDesk | Runple | |
|---|---|---|---|---|---|
| Am besten für | KI-Rechnungen, Mahnwesen mit Zinsen, Belege & ZIP fürs Steuerbüro (DE/AT) | Buchhaltung samt UVA & FinanzOnline, nur Österreich | Komplette Buchhaltung samt E-Rechnung (ebInterface) | Buchhaltung & E-Rechnung im DACH-Raum, native Apps | Handel mit Lager; Gratis-Tarif mit echtem Mahnwesen |
| Dokumente-Limit | Monatskontingent je Tarif; Zahlen noch nicht veröffentlicht | Unbegrenzte Rechnungen (alle Tarife) | Kein Rechnungslimit; OCR per Credits (1.000/Jahr) | Free: 3 Rechnungen/Monat; bezahlt unbegrenzt | Free: 5/Monat; Basic: unbegrenzt |
| Preis | ab 19 € / Monat inkl. USt | ab 9 € / Monat (jährlich) bzw. 10 € monatlich | Rechnungen ab Plus: 25 € / Monat (12 Monate) bzw. 22 € (36 Monate) | ab 12,90 € / Monat; Gratis-Tarif: 3 Rechnungen/Monat | Gratis (5 Rechnungen/Monat); Basic 19,90 €, Standard 29,90 € |
| Rechnung per KI-Prompt | JaAssistent Billy, fragt vor dem Senden | Nein | Nein | Nein | Nein |
| Alle Funktionen per KI-Assistent | Jafast alles; auch aus Claude/ChatGPT (MCP) | Neinnur Buchungsvorschläge & OCR | Neinnur Belegerkennung (OCR) | Neinnur Vorschläge (Belege, Buchungen) | NeinKI nur für Eingangsbelege |
| Professionelle Vorlagen | Teilweise2 Vorlagen (Basic, Minimal), Logo + Akzentfarbe | TeilweiseBASIC: Layout fix; Designer ab PLUS | Teilweiseca. 43 Schriften; freie Layouts via Desktop-Software | Ja11 Layouts, 6 davon Premium | TeilweiseBranding auch im Gratis-Tarif |
| Live-Vorschau | Jadu schreibst direkt auf der Seite | NeinPDF-Vorschau in neuem Fenster | NeinPDF-Vorschau nur im Bearbeiten-Modus | – | – |
| Wiederkehrende Rechnungen | Jain jedem Plan | Teilweiseab PLUS; erzeugt Entwürfe | TeilweiseStapel, den du selbst anlegst | Ja | Teilweiseerst ab Standard (29,90 €) |
| Automatischer E-Mail-Versand | JaRechnung per E-Mail; Mahnungen nach Zeitplan ab Studio | NeinMahnung manuell pro Posten | NeinMassenmahnen — jeder Lauf manuell gestartet | TeilweiseSerienrechnungen optional automatisch; Mahnungen manuell | TeilweiseMahnungen ja (3 Stufen); Serien-Versand nicht dokumentiert |
| Buchhaltung | Neinkeine EÜR/UStVA; Export für die Steuerberatung | JaE/A ab GO, UVA-Übermittlung ab PLUS | JaUVA & ZM direkt an FinanzOnline | Jaim Buchhaltungs-Tarif | JaE/A gratis, UVA ab Standard |
| E-Rechnung | TeilweiseZUGFeRD; XRechnung demnächst | TeilweiseebInterface an den Bund, alle Tarife | JaebInterface & XRechnung ab Plus | Jaschon im Gratis-Tarif | Neinnicht angeboten |
Preis- und Funktionsangaben der Wettbewerber laut den Anbietern, geprüft am 2. August 2026, Preise netto. Backbone-Angaben laut back-bone.io, Stand 9. Oktober 2026, Preise inkl. USt. Änderungen vorbehalten.
Backbone
Rechnungen, Belege und Mahnwesen mit KI-AssistentBackbone ist die Alternative für alle, die bei kalkül genau an dessen Grenzen stoßen: Der KI-Assistent entwirft Rechnungen und Angebote aus einem Satz („Stelle Studio Nordlicht 10 Std. Beratung à 90 € in Rechnung"), verschickt sie nach deiner Bestätigung, und das Mahnwesen erinnert säumige Kunden mit gesetzlichen Verzugszinsen. Dazu kommen Belege mit KI-Erkennung, Kontoauszüge, Zeiterfassung und ein ZIP für dein Steuerbüro; Österreich UND Deutschland laufen im selben Konto.
Volle Transparenz, da Backbone unser Produkt ist: Es ist KEINE Buchhaltungssoftware — E/A-Rechnung, UVA-Übermittlung und FinanzOnline fehlen, ebenso ein BMD-Export. E-Rechnung: ZUGFeRD gibt es, ebInterface kommt demnächst. Und anders als kalkül hat Backbone keinen dauerhaft kostenlosen Tarif.
Stärken
- Rechnungen per KI-Assistent entwerfen, Versand erst nach deiner Bestätigung — keines der anderen Tools hier kann das (Wettbewerber Stand Juli 2026, laut Anbieterseiten)
- Mahnwesen mit gesetzlichen Verzugszinsen und 40-€-Pauschale, wo das Gesetz sie erlaubt — eigener Zeitplan ab Studio
- Österreich UND Deutschland im selben Konto (Pflichtangaben-Check nach §11 UStG / §14 UStG beim Schreiben)
- Saubere Vorlagen (Basic, Minimal) mit Logo und Akzentfarbe, Live-Vorschau — ohne Aufpreis
- In Minuten eingerichtet, monatlich kündbar; Belege mit KI-Erkennung und ZIP fürs Steuerbüro inklusive
Schwächen
- Keine Buchhaltung: E/A-Rechnung, UVA-Übermittlung und FinanzOnline-Anbindung fehlen (UVA-Vorlage kommt demnächst), ebenso ein BMD- oder DATEV-Export
- E-Rechnung nur teilweise: ZUGFeRD ist live, ebInterface und XRechnung kommen demnächst
- Kein dauerhaft kostenloser Tarif (7 Tage Test mit hinterlegter Karte, heute 0 € fällig)
- Web-App statt nativer Mobile-App; öffentliche API demnächst
ProSaldo.net
Der österreichische Buchhaltungs-Klassiker (Visma)ProSaldo.net (ein Visma-Produkt) ist der naheliegende Schritt, wenn du von kalkül aus Richtung Buchhaltung wachsen willst: E/A-Rechnung ab dem GO-Tarif, UVA-Übermittlung direkt an FinanzOnline ab PLUS — tief im österreichischen Steuersystem verwurzelt. Die Fakturierung steckt schon im BASIC-Tarif ab 9 € netto bei Jahreszahlung (10 € monatlich).
Automatisierung darfst du dir aber nicht erwarten: Mahnungen verschickst du manuell pro offenem Posten, das Rechnungslayout ist im BASIC-Tarif fix und nicht änderbar, wiederkehrende Rechnungen gibt es erst ab PLUS und Belegerkennung (OCR) erst ab GO.
Stärken
- Tief österreichisch: E/A-Rechnung ab GO, UVA direkt an FinanzOnline ab PLUS
- Fakturierung schon im BASIC-Tarif ab 9 € netto (Jahreszahlung)
- Etablierter Anbieter (Visma)
- 30 Tage Testphase
Schwächen
- Mahnungen nur manuell pro offenem Posten
- BASIC-Layout fix und nicht änderbar; Layout-Designer erst ab PLUS
- Wiederkehrende Rechnungen erst ab PLUS, OCR erst ab GO
- Nur Österreich — Deutschland wird nicht bedient
FreeFinance
Die österreichische Cloud-BuchhaltungFreeFinance ist die zweite große österreichische Buchhaltungs-Option: rechtskonforme Buchhaltung mit UVA-Meldung direkt an FinanzOnline, dazu — als einziges Tool in diesem Vergleich — die Erstellung echter E-Rechnungen (ebInterface und XRechnung, ab Plus) und rund 43 Schriftarten fürs Branding. 30 Tage Testphase inklusive.
Der Haken, wenn du von einem Gratis-Tool kommst: Der Name täuscht. Das günstige Business-Paket kann keine Rechnungen schreiben — Rechnungslegung beginnt erst im Plus-Paket bei 25 € netto im Monat (22 € bei 36-Monats-Bindung), im Voraus bezahlt; monatliche Abrechnung gibt es nicht. Und das Mahnwesen ist ein Massenmahnlauf, den du jedes Mal selbst startest.
Stärken
- Rechtskonforme österreichische Buchhaltung mit UVA direkt an FinanzOnline
- E-Rechnung erstellen: ebInterface und XRechnung (ab Plus)
- Rund 43 Schriftarten fürs eigene Branding
- Eigene Deutschland-Version vorhanden
- 30 Tage Testphase
Schwächen
- Rechnungen erst ab Plus (25 € bzw. 22 € netto/Monat) — das Business-Paket kann keine Rechnungen schreiben
- Nur 12- oder 36-Monats-Abos, im Voraus zu zahlen — nicht monatlich kündbar
- Mahnwesen als Massenmahnlauf — jeden Lauf startest du selbst
- Freie Layouts erfordern Jaspersoft Studio am Desktop
sevDesk
Der DACH-Buchhaltungs-PlatzhirschsevDesk ist der bekannteste Name im DACH-Raum und für Österreich mit einem eigenen Angebot (sevdesk.at) vertreten. Der Tarif „Rechnung" startet bei 12,90 € netto (12-Monats-Abrechnung), der Gratis-Tarif erlaubt 3 Rechnungen pro Monat — E-Rechnung schon inklusive. Dazu kommen native Apps für iOS und Android und 11 Rechnungslayouts (6 davon Premium).
Das Mahnwesen bleibt allerdings Handarbeit: Mahnungen verschickst du manuell pro Rechnung, Mahnstufen gibt es erst im Buchhaltungs-Tarif. Und „KI" heißt bei sevDesk laut eigenen Seiten Belegerfassung plus Support-Chatbot — kein Assistent, der Rechnungen erstellt.
Stärken
- Eigenes Österreich-Angebot (sevdesk.at) plus große DACH-Verbreitung
- E-Rechnung schon im Gratis-Tarif (3 Rechnungen/Monat)
- Native Apps für iOS und Android
- Komplette Buchhaltung im größeren Tarif
Schwächen
- Mahnungen manuell pro Rechnung; Mahnstufen erst im Buchhaltungs-Tarif
- Eigenes Layout nur als bezahlter Service; Farbe nur aus einer Palette
- KI beschränkt sich auf Belegerfassung und einen Chatbot
Runple
Die österreichische Business-SuiteRunple ist eine österreichische Business-Suite mit Warenwirtschaft, Lager und Finanzfunktionen — und hat den bemerkenswertesten Gratis-Tarif in diesem Vergleich: 5 Rechnungen pro Monat inklusive echtem, automatischem 3-stufigen Mahnwesen, Belegerkennung und eigenem Branding. Beim automatischen Mahnen im Gratis-Tarif schlägt Runple die meisten Tools hier — auch kalkül, wo jede Mahnung Handarbeit ist.
Dafür ist Runple eben eine Suite: Wer nur Rechnungen schreibt, bekommt Handels-Module dazu, die er nie öffnet. Wiederkehrende Rechnungen gibt es erst ab Standard (29,90 €), eine E-Rechnung erzeugt Runple nicht, und Deutschland wird nicht bedient (Österreich-Fokus, kein DATEV).
Stärken
- Gratis-Tarif: 5 Rechnungen/Monat mit automatischem 3-stufigem Mahnwesen
- Belegerkennung und eigenes Branding schon im Gratis-Tarif
- Volle Warenwirtschaft mit Lager für Handelsbetriebe
- Österreichischer Anbieter
Schwächen
- Wiederkehrende Rechnungen erst ab Standard (29,90 €)
- Keine E-Rechnung
- Suite-Breite ist für reine Dienstleister Ballast
- Kein Deutschland (Österreich-Fokus, kein DATEV)
So haben wir bewertet
Alle Preise und Funktionsaussagen stammen von den Preis- und Hilfeseiten der Anbieter selbst, zuletzt geprüft am 31. Juli 2026 (Angaben zu Backbone: Stand 9. Oktober 2026) — inklusive der unbequemen Details wie Tarif-Gating und Mahnwesen-Einschränkungen. Wo ein Anbieter etwas nicht dokumentiert (etwa den Preis von kalküls Unterstützer-Abo), behaupten wir es nicht. Backbone ist unser eigenes Produkt: Wir führen es auf Platz 1 für den Anwendungsfall, für den es gebaut ist, und nennen seine Schwächen genauso klar wie die der anderen.
Wähle nicht Backbone, wenn …
Backbone steht auf dieser Seite an erster Stelle, und die Seite gehört Backbone (früher Billy). Damit du das einordnen kannst, hier die Fälle, in denen ein anderes Tool die bessere Wahl ist:
- Du stellst heute schon Rechnungen an Behörden (XRechnung)Backbone erzeugt ZUGFeRD-E-Rechnungen, XRechnung (und das österreichische ebInterface) kommt aber erst demnächst. sevDesk, easybill und FastBill liefern XRechnung schon in ihrem günstigsten Tarif, FreeFinance erzeugt in Österreich ebInterface und XRechnung. Wer heute an öffentliche Auftraggeber fakturieren muss, ist dort besser aufgehoben.
- Du willst die Buchhaltung selbst im Tool machenBackbone sammelt Belege, ordnet sie Zahlungen zu und nimmt Kontoauszüge an, macht aber bewusst keine Buchhaltung: keine EÜR, keine GuV, keine Umsatzsteuervoranmeldung über ELSTER oder FinanzOnline. Die Bücher macht deine Steuerberatung mit dem Export. Wer alles aus einer Hand will, nimmt sevDesk, Lexware Office oder in Österreich FreeFinance.
- Dein Steuerbüro besteht auf einem DATEV- oder BMD-ExportBackbone hat keinen. Es liefert ein benanntes ZIP mit Belegen, versendeten Rechnungen, Kontoauszügen und einem CSV-Bericht — oder einen kostenlosen Buchhaltungs-Login. Das öffnet jede Steuerberatung, ersetzt aber keine DATEV-Schnittstelle. Wenn dein Steuerbüro darauf besteht, ist das ein Ausschlusskriterium — sevDesk und Lexware Office sind dafür gebaut.
- Du willst eine native App fürs HandyBackbone ist eine Web-App: Sie läuft im Handy-Browser, und Belege fotografierst du damit direkt hoch — eine native App im App Store gibt es aber nicht (eine Mac-App für den Timer kommt demnächst). sevDesk, Lexware Office, FreshBooks, Wave, Zoho und Square haben eine.
- Du willst dauerhaft nichts bezahlenBackbone hat keinen Gratis-Tarif: Nach 7 Tagen Test (Karte bei Stripe hinterlegt, heute 0,00 €) kostet es ab 19 € im Monat inkl. USt. easybill (50 Belege im Monat) und sevDesk (3 Rechnungen im Monat) haben dauerhaft kostenlose Tarife, in den USA auch Wave und Zoho Invoice.
- Dein Unternehmen sitzt in den USABackbone ist für Deutschland und Österreich gebaut. Es schreibt Rechnungen auch auf Englisch und in USD, GBP oder CHF — für ein deutsches oder österreichisches Unternehmen, das ins Ausland fakturiert. US-Sales-Tax deckt es nicht ab. Für ein US-Unternehmen sind QuickBooks, FreshBooks, Wave, Zoho Invoice oder Square die passenderen Werkzeuge.